<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1392544880943084&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

 


Effektivisér jeres økonomiafdeling

Tag det næste skridt mod en enklere og mere effektiv arbejdsdag med reduceret manuel håndtering af jeres bogføring og økonomisystem.

 

 

1 Hvad er en moderne økonomiafdeling?
2 Eliminer repetitive arbejdsopgaver
3 Effektiviser bogføringen
4 Analyse: Forståelse mellem virksomhed og økonomiafdelingen
5 Budget: Lette administrationen under budgettering
6 Forecasting: Se fremad i usikre tider
7 Produkter til en moderne økonomiafdeling
8 Hvad skal der til for at skabe forandring?
9 Forretningsområder der er automatiseret i en moderne økonomiafdeling

Indhold:

1 Hvad er en moderne økonomiafdeling? 2 Eliminer repetitive arbejdsopgaver 3 Effektiviser bogføringen 4 Analyse: Forståelse mellem virksomhed og økonomiafdelingen 5 Budget: Lette administrationen under budgettering 6 Forecasting: Se fremad i usikre tider 7 Produkter til en moderne økonomiafdeling 8 Hvad skal der til for at skabe forandring? 9 Forretningsområder der er automatiseret i en moderne økonomiafdeling

En moderne økonomiafdeling omfatter mange dele og omhandler alt fra at følge med i den seneste økonomiske udvikling, digitalisere arbejdsmetoder og muliggøre fjernarbejde.

En effektiv økonomiafdeling er mange gange kommet langt med modernisering og forstået, at fremtiden betyder automatisering, mindre manuelt arbejde og effektivisering af processer.

På denne side kan du finde alt, hvad du kan få brug for for at skabe en moderne økonomiafdeling.

Læs mere om ERP-systemer ->



1

Hvad er en moderne økonomiafdeling?

Dagens digitale fremgang skaber muligheder for, at økonomiafdelingen kan nå sit fulde potentiale med automatisering af manuelle processer.

Med en agil og fremsynet måde at arbejde på og med de rette systemer, kan økonomiafdelingen fuldt ud fokusere på virksomhedens strategi og økonomiske sundhed.

Fokus på administration, identifikation af omkostningsbesparelser og afsendelse af fakturaer hører fortiden til, med en moderne og værdiskabende økonomiafdeling.

visma-net-regnskab

Design uden navn (3)-1

 

En moderne økonomiafdeling skaber værdi

En moderne økonomiafdeling udnytter nutidens muligheder for effektivisering og har fokus på den værdi, der kan tilføres organisationen. Det er vigtigt at identificere, hvad der tilføjer reel værdi, etablere værktøjerne til at frigøre tid og omdirigere ressourcer til disse aktiviteter.

Understøttelsen af ​​digitalisering i forskellige processer giver størst mulighed for at frigøre en stor mængde tid, så afdelingen kan rette sine ressourcer mod virksomhedens strategi og trivsel.

Gennem digitale forandringer kan økonomiafdelingen i stedet bruge tid på at analysere data og danne grundlag for bedre strategiske beslutninger for virksomheden. I dag er en moderne økonomiafdeling en afgørende konkurrencefaktor og bør være et oplagt punkt på prioriteringslisten for ledelsen i enhver fremtidsrettet virksomhed.

Få yderligere indsigt i den moderne økonomi og læs mere her

2

Eliminer repetitive arbejdsopgaver

Fakturering, udskrivning eller rutinemæssig rapportering er ikke noget, der skal tage din kostbare tid. Der er mange ting,
der kan automatiseres uden manuel indgriben. Her har vi samlet eksempler på gentagne opgaver, som den moderne økonomiafdeling kan fjerne.

Bankrutiner

En moderne økonomiafdeling har deres systemer direkte forbundet til banken.

Det giver hurtigere og mere præcise betalinger, da betalinger kan foretages automatisk uden behov for manuel indtastning af data. Dette reducerer risikoen for fejl og fremskynder behandlingen af betalinger, hvilket igen forbedrer likviditeten og minimerer forsinkelser.

Det er også lettere at foretage afstemninger mellem banktransaktioner og virksomhedens regnskabsposter. Det giver en øget sikkerhed og sporbarhed af transaktionerne, hvilket er vigtigt i forhold til revision og efterlevelsen af regler og standarder.

Ved at implementere en solid bankintegration kan den moderne økonomiafdeling opnå øget effektivitet, nøjagtighed og kontrol over alle de finansielle processer.

Læs mere om bankintegrationer ->

Faktura afsendelse/modtagelse

En moderne økonomiafdeling bogfører automatisk fakturaer baseret på foruddefinerede regler.

Automatisk bogføring sparer tid og fjerner den menneskelige faktor. Medarbejderne behøver ikke oprette en kundefaktura og bogføre den på den korrekte indtægtskonto, for at finde det korrekte omkostningssted.

De behøver heller ikke at sende en faktura manuelt ud til kunden. Når det er besluttet, at en faktura er klar, sendes den automatisk til en såkaldt fakturabørs, som igen sender fakturaen i det format, som kunden ønsker at modtage den.

Den moderne økonomiafdeling behøver derfor ikke manuelt at tjekke, hvilke kunder der skal have en e-faktura, pdf eller lignende. Ud over at eliminere manuelle opgaver, giver det grundlag for bedre data, der nemt kan bruges til at analysere betalingsstatus og kunderelationer.

Læs mere om automatisk fakturahåndtering ->

Udlægshåndtering

En moderne økonomiafdeling har automatiseret processen med at registrere, godkende og refundere udgifter, som medarbejdere har pådraget sig i forbindelse med arbejdsrelaterede rejser eller andre forretningsaktiviteter.

Automatisering af denne proces kan forbedre effektiviteten og nøjagtigheden, samtidig med at den reducerer administrative byrder.

Det gør det muligt for medarbejderne at indsende kvitteringer og rejseudgifter elektronisk, som derefter bliver godkendt baseret på nogle foruddefinerede regler & politikker. Dermed skal økonomiafdelingen ikke manuelt tjekke kvitteringer, hver gang de modtages. 

Ved at automatisere processen for udlægshåndtering og rejseafregning sparer man tid på både indsendelse af kvitteringer og den efterfølgende godkendelse fra økonomiafdelingen.

Læs mere om udlægshåndtering ->

 



3

Effektive faktureringsflows

Forbedringsarbejde begynder altid med en analyse og en analyse begynder altid med en selvransagelse. Hvilke dele fungerer godt eller mindre godt i håndteringen af ​​leverandørfakturaer? Er det muligt at kvantificere og måle de forskellige dele? Hvor meget koster en faktura at håndtere fra korn til brød? Hvilke manuelle funktioner er der, og hvor lang tid tager det? Virksomheder ser ofte på en eller to dele af kæden, som de mener fungerer godt, hvilket er bemærkelsesværdigt, da de ofte konkluderer, at hele kæden er effektiv, selvom andre dele tager mere tid end nødvendigt. Nogle dele er måske allerede så effektive som de kan være, måske er økonomiafdelingens scanning og tolkning optimeret og der spares meget tid i øjeblikket. Samtidig kan der mangle matchning mod indkøbsordrer eller certificeringsrutinerne har flere manuelle elementer, hvilket tager mere tid end nødvendigt og koster mere end det burde. Derfor er hele kæden ikke så effektiv, som den kunne være.

Hvad udgør "hele" leverandørfakturaprocessen?

Du skal se på hele kæden fra identifikation af et købsbehov, til betalingen er foretaget og registreret for at forstå din leverandørfakturaproces, normalt kaldet “Procure-2-Pay”, den gælder for alle virksomheder, uanset størrelse. Dette involverer traditionelt mange medarbejdere i flere forskellige afdelinger og er ofte præget af flere manuelle elementer, som giver os gode forudsætninger for forbedringsarbejde. Det mest oplagte er elektronisk styring af hele processen, fra fx generering af indkøbsrekvisition, krav om e-faktura fra leverandøren, matchning mod indkøbsordrer, automatiseret certificeringsrutine og regnskab, til bogføring og betalingsbehandling.

Fire faser for leverandørfakturaer

Leverandørfakturaprocessen kan opdeles i fire funktionelle faser. Det er først, når hver enkelt fase er opsummeret og
taget ud fra helikopterperspektivet, at det er muligt at fastlægge besparelses- og effektiviseringspotentialet og prioritere passende tiltag derefter.

Revision af indkøb

Hændelsesforløbet starter altid med et indkøbsbehov. Her er forskellige rutiner for, hvordan indkøbene gennemføres. Nogle ringer eller mailer direkte til leverandøren, andre har deres egne omfattende indkøbssystemer, mens nogle med den rette systemsupport kan lave indkøbsrekvisitioner med forudvalgte leverandører eller aftaler.

Dette kan ses som kontroversielt, da indkøb ikke traditionelt er en del af leverandørfaktureringsprocessen, men det er en del af hele kæden. Det er jo i denne fase, at der oprettes en indkøbsordre til at matche leverandørfakturaen mod på et senere tidspunkt.

Fakturamodtagelse & datafangst

Fakturaer kan sendes i forskellige formater såsom papir, pdf eller som et rent elektronisk format (e-faktura), det er sjældent at virksomheder modtager fakturaer i kun ét format. Oftest sker der en eller anden form for ankomstregistrering. Papir- og PDF-fakturaer skal normalt digitaliseres for at kunne registrere oplysningerne i systemerne, enten manuelt eller ved hjælp af tolkesoftware.

Alternativt, via en såkaldt VAN-operatør, der styrer denne proces som en service, i stil med tolkningssoftwaren, sender VAN-operatøren informationen tilbage i systemerne. E-fakturaer er allerede digitaliseret og kanaliseres normalt direkte til næste fase.

Godkendelse & Kontering

Dette trin har normalt to hovedformål, fakturaen skal godkendes og bogføres. Her bliver det i første omgang valideret og kontrolleret, at det er en gyldig leverandør, og at forfaldsdatoen stemmer overens med de øvrige betalingsbetingelser. Fakturaen skal herefter distribueres til de personer, der har autoritet og viden til at afgøre, om fakturaen er korrekt, samtidig skal vi tage stilling til, hvordan fakturaen skal indberettes. Dette sker normalt i forbindelse med certifikatet, men kan også ske centralt eller i direkte tilknytning til certifikatet.

Hvis fakturaen refererer til en vare, skal den matches mod en indkøbsordre eller aftale, hvilket med den rette systemsupport kan generere store tidsbesparelser. Afvigende fakturaer skal analyseres, normalt af køber eller kontraktansvarlig, før de sendes tilbage igen. Fase 2 er ofte præget af mange manuelle elementer, hvis det ikke er i matchningen, så ligger det i certificeringsrutinerne og følgelig er det største besparelsespotentiale her.

Betaling

I stil med indkøb er fase tre traditionelt ikke en del af leverandørfakturaprocessen, men betaling og regnskab er vigtigt for at have en effektiv kæde. Fakturaen er analyseret, godkendt, bogført og skal nu betales og bogføres i økonomisystemet. Bogføringen kan foregå på flere forskellige måder, ligesom betalingsopgaven kan foregå, men dette håndteres normalt gennem LB-filer, der sendes til og modtages af banken.

Få yderligere indblik i den moderne økonomiafdeling og
læs mere her

 

4

Analyse:
Forståelse mellem virksomhed og økonomiafdeling

Et almindeligt problem i virksomheder er, at økonomiafdelingen og organisationen taler forskellige sprog og har forskellige prioriteter. Økonomiafdelingen skal forstå forretningen, og virksomheden skal forstå økonomiafdelingen. Når organisationen ikke forstår eller deltager i den analyse og budgettering, der kommer fra økonomiafdelingen og ledelsen, genererer den en forretning, der kun kan drage konklusioner ud fra resultatopgørelsen. At arbejde med kun resultatopgørelsen betyder, at beslutninger træffes ved at kigge i bakspejlet i stedet for gennem forruden.

Analysen skal kunne handle om mere end penge. Forståelse for hele forretningen kommer af at analysere kvalitet, kvantitet eller andre relevante nøgletal for netop din virksomhed. En analyse, der er tilgængelig for alle på den måde, som de respektive beslutningstagere i organisationen har brug for, betyder, at det er muligt at forstå tallenes oprindelse. Grundlaget for tallene betyder, at økonomiafdelingen har mulighed for at forstå, hvad der ligger bag et resultat, hvorfor en trend ser ud, som den gør, eller hvorfor et nøgletal viser en bestemt værdi. Den forståelse skal eksistere i organisationen.

En moderne økonomiafdeling bruger et smart Business Intelligence system, der indsamler de nødvendige oplysninger fra andre systemer og kilder, hvilket giver en konsolideret sandhed og alle data på ét sted. Personalet skal ikke længere tjekke underliggende årsager til forskelle eller resultater i forskellige systemer eller afdelinger. I moderne Business Intelligence systemer er det muligt at starte med et helhedsbillede og se på afvigelser, og derefter identificere afvigelserne uden at spilde tid på at få fat i den rigtige information uden for organisationen.

Analyse bliver en naturlig del af forretningen, hvis data er tilgængelige på en sådan måde, at de let kan forbruges, hvor det er muligt at drage konklusioner og selv finde ud af svaret på spørgsmål. Ved at have data tilgængelig og visualiseret er det muligt at frigøre tid fra økonomiafdelingen.

Sådan arbejder en moderne økonomiafdeling med analyse ->

Design uden navn (7)

 

Økonomiafdelingen i tal

Økonomiafdelinger bruger i dag 70  % af deres tid på at producere data. 20% på at analysere data og 10% på at formidle viden. Den moderne økonomiafdeling har udfordret disse tal. Den moderne økonomiafdeling giver organisationen mulighed for at producere data, investerer i automatiske forbindelser mellem systemer og smarte løsninger til at kompilere data.

En moderne økonomiafdeling bruger maksimalt 10 % på at indsamle data og i stedet mindst 40 % af sin tid på kommunikation og træning for at organisationen bliver endnu bedre til at forstå og analysere. Den største del af økonomiafdelingens tid går med at analysere information, forbedre, revidere og hele tiden kende virksomhedens status.

En moderne tilgang til analyse og data frigør tid fra økonomiafdelingen, reducerer administrationen, giver fleksibilitet til forandringer og giver økonomiafdelingen mulighed for altid at have opdateret og korrekt information om virksomhedens aktuelle tilstand.

5

Budget:
Let administration under budgettering

Den moderne økonomiafdeling kan analysere sin drift i nuet. Moderne systemsupport gør,
at rapportering og indsamling af information altid er up-to-date. Budgetteringstiderne er den tid på året,
der udover regnskabet er den mest administrativt tunge for økonomiafdelingen. Sådan behøver det ikke være.
Budgetprocessen skal ikke være præget af administration, dataindsamling og jagt på de rigtige versioner af excel-filer.

Fremtidens budgettering: Beyond Budgeting ->

Kontrol

Det er vigtigt at have styr på budgettering, men for en eller få personer at sammensætte et budget for en hel virksomhed er det avanceret og giver ofte usikkerhed om, om alt er korrekt. Ofte sendes der flere regneark rundt, som så skal flettes og afstemmes, i den proces er det svært at vide, hvad der er den endelige fil, og om alt er blevet opdateret korrekt.

Med et smart budgetsystem er det de budgetansvarlige, der sætter op, hvilke regler og logik budgettet skal baseres på, men systemet er med til at holde orden. Derudover arbejder alle i samme platform på samme tid, hvilket også giver et klart overblik over hele budgetteringsprocessen. Et smart system minder de berørte personer om og ved hjælp af automatiske godkendelsesflow skal de ansvarlige både udfylde deres linjer til tiden, men også godkendes af den respektive godkendere.

Kvalitetssikring

At kunne arbejde med Excel er en kompetence som en økonomiafdeling børe have.
Ved at have en moderne proces og et værktøj der er skabt til budgettering som er direkte forbundet med regnskabet, er det muligt at reducere administrationen og højne kvaliteten. En årsag til dette er, at der ikke skal sendes regneark rundt, som så kræver sammenlægning, hvilket mindsker risikoen for misforståelser og fejl.
En anden kvalitetssikring er, at automatiske rykkere og kontoudtog sendes ud til den rigtige økonomi medarbejder hos kunden, hvilket betyder, at intet bliver glemt eller savnet.

Læs mere her: Budget værktøj som arbejder sammen med jeres økonomisystem

Ansvarstagende

I en distribueret budgetproces er indsamlingen af ​​budgettet decentraliseret i hele organisationen, også selvom de respektive ansvarlige skal godkende de forskellige dele. Derudover kan forskellige medarbejdere i forskellige afdelinger budgettere i deres respektive enheder, hvilket betyder, at de får en bedre forståelse af, hvad der er budgetteret.

Et almindeligt fænomen er, at ansvaret i organisationen øges med et budgetsystem, fordi hver medarbejder får udfyldt egne linjer i de enheder, personen kender, hvilket gør budgettet væsentligt mere forankret.

Automation

En moderne økonomiafdeling har indset vigtigheden af ​​automatisering flere steder i organisationen, fakturahåndtering, dataindsamling, rapportering med mere. Den moderne økonomiafdeling har også indset vigtigheden af ​​automatisering under budgetprocessen.

Økonomiafdelingen skal ikke minde resten af ​​organisationen om at budgettere, eller hvem der skal certificere. En smart systemsupport fjerner den administrative byrde fra økonomiafdelingen under budgetprocessen ved automatisk at minde dem om den aktuelle aktivitet, der kræves.

6

Forecasting:
Se fremad i usikre tider

Åbne regnskaber periode betyder, at måneden kan lukkes uden overarbejde og overskridelser af deadlines.
Det er i stigende grad almindeligt, at økonomiafdelinger får strammere og skrappere deadlines af koncern- eller virksomhedsledelsen, som ofte ønsker, at finanskonti og kundekonti lukkes kort før månedens udgang. En forudsætning for at dette er muligt at implementere, er en moderne systemunderstøttelse. Nedenfor finder du tre eksempler på, hvordan den moderne økonomiafdeling med moderne systemsupport arbejder med at effektivisere regnskaber.

featured_stats

Forecast forskellige scenarier

Nøglen til at kunne forecaste i usikre tider er at have data ét sted, i et smart system, der understøtter nemt at kunne producere flere forskellige forecasts samtidig med, at der er systemunderstøttelse til at sammenligne forecasts med hinanden på en overskuelig måde. Virksomheder har brug for et system, der kan klare hurtige forandringer i omverdenen, som virkelig påvirker virksomheden. Udvikling af forskellige scenarier betyder, at virksomheden kan udarbejde forskellige planer at handle på baseret på, hvad der sker i omverdenen. Grundlaget for at kunne gøre dette effektivt er at have kontrol over dataene og at have evnen til at dreje og dreje forskellige analyser.

LÆS MERE OM ANALYSE & RAPPORTERING ->

featured_computers

Klar til fleksibilitet

Ved at have mulighed for at skabe flere forskellige scenarier at sammenligne uden for stor administrativ byrde, kan økonomiafdelingen arbejde mere fleksibelt og kan stå over for hurtige ændringer. Grundlaget for fleksibilitet handler om nemt at kunne indsamle mere data fra organisationen ved at starte automatiske processer, der når alle beslutningstagere, der skal involveres. Mange virksomheder vælger at implementere et budget- og analyseværktøj i begyndelsen af ​​forretningsåret, som gør det muligt at foretage forecasting i løbet af året i virksomheden, og at alle data er forberedt til den kommende budgetproces. 

LÆS MERE OM ANALYSE & RAPPORTERING ->

7

8

Hvad skal der til for at gennemføre forandringer?

Opskriften bag succesfuldt forandringsarbejde for en økonomiafdeling er ingen hemmelighed.
Nedenfor kan du læse om punkter, der er afgørende for, at transformationen bliver vellykket:

Tydelig vision

Der kræves en klar vision for at overbevise alle interessenter i forandringsarbejdet. Det er afgørende for slutresultatet, at der bruges noget tid på at kommunikere fremtidens vision og skabe forståelse for dens potentielle succes.

Ledelsens engagement

Hvis der ikke er opbakning fra topledelsen, når forandringsarbejdet ikke sit fulde potentiale. Omfanget af den nødvendige støtte fra ledelsen afhænger af transformationens størrelse.

Kommunikation

Hvis interessenterne ikke forstår, hvorfor forandringen sker, vil arbejdet være så meget desto vanskeligere og sandsynligvis mislykkes. Fejl er ofte en effekt af manglende kommunikation frem for utilstrækkelige processer eller tekniske løsninger.

Forberedelse

Det kræves, at virksomhedens medarbejdere er forberedt på det engagement, der vil blive krævet af dem, men også at de, der driver forandringen, har en klar plan for, hvordan forandringsarbejdet skal se ud.

Ressourcer

Det er vigtigt, at de nødvendige ressourcer til en ændring er til rådighed. Behovet for ressourcer er ofte undervurderet, hvilket igen har en negativ indflydelse på forandringsarbejdet.

Opdaterede roller

Et skifte i økonomiafdelingen betyder, at medarbejderne får nye roller. Det er vigtigt, at alle forstår, hvad deres nye rolle indebærer, og hvilke opgaver det indebærer.

Kapacitet vs. ambition

Det er ikke ualmindeligt, at CFO'er tager sin vision et skridt videre, end organisationen kan håndtere. Der er dog en vis grænse for, hvor meget forandring en organisation kan håndtere, noget der bør tages i betragtning.

Tilpas til kultur

En forandringsindsats bør ikke være mere omfattende, end hvad der ligger inden for rammerne af, hvad virksomhedskulturen tillader.

9

Den moderne økonomiafdeling

Læs vores guide der opsummerer den moderne økonomiafdeling indenfor:

  1. Repetitive opgaver
  2. Regnskabsafslutning
  3. Analyse & Budget
  4. Forberedelse til fleksibilitet
  5. Hvad der kræves af økonomiafdelingen


Book-moderna-ekonomiavdelningen

 

 

 

 

Snak med mig om
Den Moderne Økonomiafdeling

Er du interesseret i at gøre jeres økonomiafdeling mere moderne og automatiseret? Så kontakt mig direkte, eller udfyld formularen til højre, for en uforpligtende snak om jeres muligheder.

simon-ballegaard-kontakt.png

Simon Ballegaard

Salgschef Visma ERP