Vores privatlivspolitik

Exsitec fungerer som persondataansvarlig, når den behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med denne politik. Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi behandler dine personoplysninger eller dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte os. Du finder vores kontaktoplysninger i slutningen af denne privatlivspolitik.

Vi behandler dine personoplysninger af forskellige årsager, afhængigt af det forhold, du har til os.

I de fleste tilfælde behandler vi personoplysninger, som du vælger at dele med os, enten i din professionelle rolle som kontaktperson for en af vores kunder, leverandører eller andre samarbejdspartnere – eller når du kontakter os vedrørende ledige stillinger. I nogle tilfælde indsamler vi også personlige data fra andre kilder end dig direkte; f.eks. i tilfælde, hvor du eller den virksomhed, du repræsenterer, har til hensigt at indgå eller har indgået en aftale med os. Vi indsamler også automatisk visse former for data vedrørende din brug af vores hjemmeside og vores andre digitale kanaler. Vi sælger eller deler dog ikke personlige oplysninger til eller med tredjeparter, medmindre en sådan deling eller overførsel er angivet i denne politik.
Du finder mere detaljeret information i de følgende afsnit om, hvilke typer personoplysninger vi behandler om dig og hvorfor.

Formål:
At vedligeholde, teste og forbedre vores hjemmeside

Forarbejdning:
Dataanalyser på de data, vi indsamler til de ovenfor anførte formål. Vi analyserer de data, vi behandler på et aggregeret niveau (uden at identificere dig som individ) som støtte til at vedligeholde, teste og forbedre vores websteder

Personoplysninger, som vi behandler:
Oplysninger om dine besøg på vores hjemmeside gennem cookies (f.eks. oplysninger om, hvilke sider du besøgte, hvilke links du klikkede på, tekniske data om din enhed såsom IP-adresse, geografisk placering, browserindstillinger)

Retsgrundlag:
Behandling er nødvendig for at tilfredsstille vores legitime interesse i at vedligeholde, teste og forbedre vores hjemmesider (interesseafvejning).

Opbevaringsperiode:
Maksimalt 16 måneder.

Formål:
At kommunikere med dig, når du kontakter os via e-mail, telefon eller digitale kanaler

Forarbejdning:
Behandling af dine henvendelser og besvarelse af spørgsmål Forbedring af tjenester og information, som vi leverer via vores hjemmesider eller andre digitale kanaler Personoplysninger, som vi behandler:

Navne og kontaktoplysninger (såsom e-mail-adresser, telefonnumre og adresse) Andre data og oplysninger, som du vælger at give os
Retsgrundlag:

Behandling er nødvendig for at tilfredsstille vores legitime interesse i at kommunikere med dig, efter du har kontaktet os (interesseafvejning).

Opbevaringsperiode:
I den tid din sag er i gang og i maksimalt 28 måneder derefter.

Formål:
At forhindre og opdage misbrug af vores tjenester, såsom sikkerhedsbrud eller angreb

Forarbejdning:
Behandling, der er nødvendig for at beskytte vores it-miljøer mod angreb og indtrængen
Personoplysninger, som vi behandler:

Oplysninger om dine besøg på vores hjemmeside gennem cookies (f.eks. oplysninger om, hvilke sider du besøgte, hvilke links du klikkede på, tekniske data om din enhed såsom IP-adresse, geografisk placering, browserindstillinger)
Retsgrundlag:

Behandling er nødvendig for at tilfredsstille vores legitime interesse i at beskytte vores it-miljøer mod angreb og indtrængen (interesseafvejning).

Opbevaringsperiode:
Maksimalt 28 måneder.

Formål:
At opfylde vores lovpligtige forpligtelser

Forarbejdning:
Behandling, der er nødvendig for, at vi kan opfylde vores forpligtelser i henhold til den svenske bogføringslov og andre love og regler

Personoplysninger, som vi behandler:
Navn på kontaktpersoner for leverandører, kunder eller samarbejdspartnere
Kontaktoplysninger (e-mail, telefonnummer etc.) på kontaktpersoner
Hvis leverandøren, kunden eller partneren er en individuel virksomhed; deres virksomhedsnummer/personnummer

Retsgrundlag:
Behandling er nødvendig for at opfylde vores lovpligtige forpligtelser. Dette omfatter ofte opbevaring af data om kontaktpersoner for kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

Opbevaringsperiode:
Så længe vi er forpligtet til at opbevare dataene i henhold til loven, og maksimalt et år derefter.

Formål:
At udarbejde, administrere og opfylde aftaler med leverandører, kunder eller andre samarbejdspartnere

Forarbejdning:
Behandling, der er nødvendig for at opfylde vores rettigheder og forpligtelser i henhold til en aftale med en leverandør, kunde eller anden form for samarbejdspartner
Løbende kontakt med leverandør, kunde eller samarbejdspartner

Personoplysninger, som vi behandler:
Navn på kontaktpersoner for leverandører, kunder eller samarbejdspartnere
Kontaktoplysninger (e-mail, telefonnummer etc.) på kontaktpersoner
Hvis leverandøren, kunden eller partneren er en individuel virksomhed; deres virksomhedsnummer/personnummer

Retsgrundlag:
Når behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesser i at opfylde aftaler med vores leverandører, kunder eller samarbejdspartnere, eller hvis du afgiver oplysninger til os som eneejer, fordi det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale eller foretage handling, som du anmoder om før en aftale indgås.

Behandling er også nødvendig for at varetage vores legitime interesse i at forbedre vores administrative og ledelsesmæssige opgaver og for at opfylde aftaler med leverandører, kunder eller andre samarbejdspartnere

Opbevaringsperiode:
Så længe vi er berettiget eller forpligtet til at opbevare dataene i henhold til aftalen, og i en periode på højst to (2) år derefter. Du er ikke forpligtet til at give os dine personlige data. Hvis vi ikke må behandle dine personoplysninger, vil vi ikke være i stand til at indgå og opfylde en aftale (eller vi vil kun kunne gøre det med nogen forsinkelse) og administrere kontraktforholdet med dig eller den virksomhed, som du repræsenterer for /som du er kontaktperson for.

Formål:
At håndtere klager, garantier, krav og andre lignende krav

Forarbejdning:
Behandling, der er nødvendig for at håndtere vores rettigheder og forpligtelser i henhold til aftaler med leverandører, kunder og samarbejdspartnere

Personoplysninger, som vi behandler:
Navn på kontaktpersoner hos leverandører, kunder eller samarbejdspartnere
Kontaktoplysninger (e-mail, telefonnummer etc.) på kontaktpersoner
Hvis leverandøren, kunden eller partneren er en individuel virksomhed; deres virksomhedsnummer/personnummer

Retsgrundlag:
At kunne administrere kontrakter er nødvendigt for at vi kan opfylde vores juridiske forpligtelser og rettigheder. Behandlingen af dine personoplysninger i denne sammenhæng er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at opfylde vores juridiske forpligtelser og for at forsvare vores interesser mod potentielle krav.

Opbevaringsperiode:
Maksimalt fem (5) år efter garantiperiode, ansvarsperiode og lignende – ifølge den respektive aftale indtil den er udløbet.

Du er ikke forpligtet til at give os dine personlige data. Hvis vi ikke må behandle dine personoplysninger, vil vi ikke kunne indgå en aftale og derefter opfylde denne aftale eller administrere vores kontraktforhold med dig eller den virksomhed, som du repræsenterer/som du er kontaktperson for.

Formål:
Til markedsføring og lignende

Forarbejdning:
Udsendelse af information om nyheder, tilbud, arrangementer og lignende markedsføringsmateriale via e-mail og/eller andre digitale kanaler
Personoplysninger, som vi behandler:
Navn og kontaktoplysninger (e-mail, telefonnummer etc.) på kontaktpersonen for kunden, potentiel kunde, leverandør, partner eller andre interessenter

Retsgrundlag:
Behandling er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at markedsføre vores produkter og tjenester og opretholde vores forretningsforbindelse med dig og kommunikere med dig i din professionelle rolle (interesseafvejning eller, hvis du har valgt at abonnere på vores nyhedsbrev, dit samtykke).

Opbevaringsperiode:
Hvis du er kontaktperson for nogen af vores eksisterende eller tidligere kunder; i hele kontraktperioden og i en periode på højst fem (5) år derefter. Hvis du er kontaktperson for nogen af vores potentielle kunder; i den tid, vores marketingkampagne er i gang. Hvis du har givet dit samtykke; indtil du tilbagekalder dit samtykke, hvilket du nemt kan gøre i alle vores udsendelser ved at klikke på afmeldingslinket. Du har altid mulighed for at afmelde fremtidige mails fra os til enhver tid. Hvis du afmelder dig, vil vi øjeblikkeligt ophøre med behandlingen af dine personoplysninger til dette formål.

Formål:
At styre og organisere vores rekrutteringsindsats og sikre beviser vedrørende potentielle tvister vedrørende rekruttering

Forarbejdning:
Overvejelser vedrørende kandidater ud fra forskellig erhvervserfaring, kvalifikationer og studieresultater
Håndtering af invitationer og booking af tider til samtaler, tests mv.
Administration af CV'er, følgebreve, karakterer, prøver
Administration af korrespondance med os på e-mail eller telefon
Overførsel af data til vores rekrutteringspartnere
Anden behandling, der er nødvendig for at styre og organisere vores løbende og/eller specifikke rekrutteringsinitiativer

Personoplysninger, som vi behandler:
Navn
Personnummer
Adresse
Telefon nummer
Email adresse
Billeder
Information om uddannelse
Information om erhvervserfaring
Alle andre oplysninger, som du måtte give os i dit CV eller på anden måde

Retsgrundlag:
Behandling er nødvendig for at tilfredsstille vores legitime interesse i at rekruttere personale og vores legitime interesser og dine interesser i at kommunikere disse opgaver (interesseafvejning). Dit personnummer behandles, når det er klart begrundet med hensyn til formålet med behandlingen og for at kunne identificere dig.

Opbevaringsperiode:
Indtil ansøgningsproceduren er afsluttet og med hensyn til persondata i form af dit navn, kontaktoplysninger og den stilling, du søgte, maksimalt tre (3) år derefter.

Indsamlingen af data er nødvendig for, at vi kan administrere din ansættelsesansøgning og tilbyde dig ansættelse hos os. Hvis der ikke oplyses personoplysninger, vil vi ikke kunne administrere din ansættelsesansøgning og vil dermed ikke kunne tilbyde dig ansættelse.

Formål:
At administrere fremtidige rekrutteringsprocesser

Forarbejdning:
Overvejelser vedrørende kandidater baseret på forskellig erhvervserfaring, kvalifikationer og studieresultater, der er gemt i vores potentielle medarbejderdatabase til fremtidig rekruttering
Håndtering af invitationer og booking af tider til samtaler, tests mm
Administration af CV'er, følgebreve, karakterer, prøver
Administration af korrespondance med os på e-mail eller telefon
Overførsel af data til vores rekrutteringspartnere
Anden behandling, der er nødvendig for at administrere og organisere vores løbende og/eller specifikke rekrutteringsinitiativer

Personoplysninger, som vi behandler:
Navn
Personnummer
Adresse
Telefon nummer
Email adresse
Billeder
Information om uddannelse
Information om erhvervserfaring
Alle andre oplysninger, som du måtte give os i dit CV eller på anden måde

Retsgrundlag:
Dit samtykke. Hvis du efter endt ansøgningsprocedure ikke får tilbudt en stilling hos os, kan du anmode om, at vi sletter dine data, men i et sådant tilfælde vil vi ikke kunne kontakte dig i forbindelse med fremtidige rekrutteringstiltag eller ledige stillinger.

Opbevaringsperiode:
Højst tre (3) år fra det tidspunkt, ansøgningen indgives eller på et tidligere tidspunkt, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Formål:
At opfylde vores forpligtelser og overholde vores rettigheder og forpligtelser i henhold til gældende arbejdslovgivning

Forarbejdning:
Behandling, der er nødvendig for at beskytte vores rettigheder i tilfældet i henhold til gældende lovgivning

Personoplysninger, som vi behandler:
De personoplysninger, du har givet i forbindelse med ansøgningsproceduren

Retsgrundlag:
Behandling er nødvendig for at opfylde vores forpligtelser og overholde vores rettigheder og forpligtelser i henhold til gældende arbejdslovgivning (juridiske forpligtelser)

Opbevaringsperiode:
Så længe ansøgningsprocessen er i gang og i maksimalt tre (3) år derefter.

Indsamlingen af denne type personoplysninger er lovpligtig. Hvis oplysningerne ikke afgives, vil vi ikke være i stand til at opfylde vores juridiske forpligtelser og kan dermed ikke behandle din ansøgning om ansættelse.

Værdipapircentralen, Euroclear Sweden AB, er ansvarlig for behandling af personoplysninger i CSD-registret i sin funktion som persondataansvarlig. Oplysninger fra registret kan dog gives til os direkte eller via den virksomhed, du repræsenterer.

Formål:
At opfylde Exsitecs forpligtelser over for dig som aktionær i henhold til vedtægterne og den svenske aktieselskabslov.

Forarbejdning:
Behandling, der er nødvendig for at kunne føre protokol og opstille valglisten på generalforsamlingen.
Behandling, der er nødvendig for at indkalde til en generalforsamling, lede en generalforsamling eller i forbindelse med andre virksomhedsarrangementer.
Behandling, der er nødvendig for at informere aktionærer om oplysninger vedrørende Exsitec og dets drift.

Personoplysninger, som vi behandler:
Kontaktoplysninger bestående af navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Personnummer
Virksomhedsregistreringsnummer (hvis det er muligt at forbinde dette til dig som person)
Beholdning af aktier eller andre finansielle instrumenter
Eventuelle oplysninger om juridiske depothavere, pantsætter og panthaver samt eventuelle andre noter i CSD-registret

Retsgrundlag:
For at opfylde kontraktlige forpligtelser over for dig i henhold til vedtægterne og den svenske aktieselskabslov (juridiske forpligtelser).

Behandling er nødvendig for Exsitecs legitime interesse i at opfylde sine kontraktlige forpligtelser over for sine aktionærer (interesseafvejning).

Opbevaringsperiode:
Så længe det er påkrævet ved lov eller den tid, der kræves for at opfylde formålet med behandlingen.

Formål:
At opfylde Exsitecs forpligtelse i henhold til EU's Markedsmisbrugsforordning mv, herunder at føre en liste over nærtstående parter til personer i ledende stillinger i virksomheden, indberette insiderhandel og føre en insiderliste.

Forarbejdning:
Etablering af en liste over ledende medarbejdere og deres pårørende
Informationsgivning til nære pårørende til personer i ledende stilling og nødvendige administrative opgaver
Ved indberetning af nærtstående parters insiderhandel til det svenske finanstilsyn og andre relevante myndigheder
Udarbejdelse, ajourføring og styring af insiderlister og om nødvendigt ved overførsel af oplysninger til den relevante myndighed

Personoplysninger, som vi behandler:
Navn
Kontaktoplysninger såsom adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Eventuelt personnummer
Ved indberetning af transaktioner behandles også andre personoplysninger, som du har givet i din indberetning af transaktioner (insiderhandel) til os.
Ved insiderlister behandles også andre personoplysninger, som fremgår af listen (såsom din stilling og virksomhedsdata = eller skriftlig bekræftelse fra dig).
Andre oplysninger, som du måtte give os.
Retsgrundlag: Den forpligtelse, som Exsitec har i henhold til EU's markedsmisbrugsforordning ("MAR") og andre relaterede love og regler (lovlig forpligtelse).

Opbevaringsperiode:
Hvis du er i familie med en person i en ledende stilling, opbevarer vi dine personoplysninger i det tidsrum, hvor du er tæt på en person i en ledende stilling, og i fem (5) år derefter. Hvis du anses for at besidde insideroplysninger og optræder på vores insiderliste, opbevares personoplysningerne i 5 år efter den dato, hvor listen blev oprettet, eller, hvis den blev opdateret, i 5 år efter, at listen blev opdateret.

Exsitec giver mulighed for at modtage såkaldte IR-oplysninger eller andre pressemeddelelser.

Formål:
At opfylde Exsitecs forpligtelse til at sende oplysninger til interesserede parter, der har ansøgt om oplysninger.

Forarbejdning:
Behandling, der er nødvendig for at sende de ønskede oplysninger.
Personoplysninger, som vi behandler:

Kontaktoplysninger bestående af navn og e-mailadresse
Retsgrundlag:

Behandlingen af personoplysninger sker på grundlag af samtykke fra den registrerede (samtykke).

Opbevaringsperiode:
Personoplysninger skal slettes, når den interesserede har meddelt, at han eller hun ikke længere ønsker at modtage information fra Exsitec.

Som vi har beskrevet ovenfor, behandler vi i nogle tilfælde dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser. Har du spørgsmål eller gerne vil vide mere om, hvordan vi kommer frem til konklusioner i disse interesseafvejninger, er du velkommen til at kontakte os.

Vi deler dine personoplysninger med virksomheder, der behandler personoplysninger på vores vegne, såkaldte Persondatabehandlere. For eksempel får vores partnere og andre leverandører (såsom it- og systemleverandører, der yder drifts- og udviklingsstøtte til vores systemer og cloud-tjenester) adgang til dine persondata. Vi har indgået såkaldte Persondatabehandleraftaler med disse parter, hvilket blandt andet betyder, at de er forpligtet til at behandle oplysningerne sikkert, korrekt og fortroligt.

Nogle af vores it-leverandører opererer uden for EU/EØS. Dette kan derfor medføre, at dine personoplysninger overføres uden for EU/EØS. Når en sådan overførsel finder sted, træffer vi særlige beskyttelsesforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af dine personoplysninger, hvilket for eksempel kan betyde, at vi underskriver aftaler, der indeholder de standardiserede modelklausuler for dataoverførsel, som er vedtaget af Europa-Kommissionen.

I henhold til GDPR har du en række rettigheder vedrørende behandlingen af dine personoplysninger.

Ret til information
Du har ret til at modtage information om, hvilke personoplysninger vi behandler om dig og til at anmode om et uddrag af, hvilke data der behandles.

Ret til at trække samtykke tilbage
Hvis du har givet dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til behandling tilbage.

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger rettet.

Ret til sletning, begrænsning af behandling og til at gøre indsigelse
Under visse betingelser har du ret til at få dine personoplysninger slettet, til at insistere på, at behandlingen af personoplysninger begrænses eller til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Ret til dataportabilitet 
Du har ret til at insistere på, at persondata overføres fra os til en anden virksomhed, myndighed eller organisation. Denne ret er dog begrænset til oplysninger, som du har givet os.

Ret til at klage
Hvis du har klager over vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til det svenske datainspektionsråd.