Hvad er automatisk fakturabehandling?

Formålet med automatisk fakturabehandling er at automatisere hele processen for håndtering og behandling af indgående leverandørfakturaer, med det formål at minimere eller helt eliminere manuel håndtering af disse.

Der er mange fordele ved automatisk fakturabehandling, såsom aflastning af virksomhedens økonomiafdeling, øget overblik og kontrol over virksomhedens økonomi, eliminering af eventuelle fejl og forsinket betaling, samt frigivelse af tid til mere udfordrende og motiverende opgaver.

I dette blogindlæg forklarer vi, hvordan det fungerer, og besvarer mange ofte stillede spørgsmål om processen i automatisk fakturabehandling.

Automatisk fakturabehandling

Fakturabehandling omfatter mange forskellige opgaver og handlinger såsom import, scanning, gennemgang og matchning af indgående leverandørfakturaer, samt regnskab, attestation, opfølgning og endelig kontrol.

Automatisk fakturabehandling er en automatisering af hele den nævnte proces, så du ikke behøver at udføre nogen af ​​disse opgaver manuelt, eller i hvert fald minimere den manuelle behandling betragteligt. For at opnå dette skal du have et dedikeret system til at automatisere processen for indgående leverandørfakturaer.

En af de største besparelser med fakturamatchning

I praksis betyder udtrykket fakturamatchning, at en faktura er knyttet til en indkøbsordre eller aftale. Hvis systemet kan aflæse f.eks. indkøbsordrenummeret på fakturaen, kan alle detaljer på indkøbsordren og alle indkøbsordrelinjer hentes og derefter sammenlignes med oplysningerne og linjerne på fakturaen.

Automatisk sammenligning af, hvad der står på fakturaen med detaljerne på indkøbsordren er et vigtigt element i at eliminere manuelle trin i processen med fakturabehandling.

3 måder et system kan matche fakturaen på

Matching på rækkedetaljer, rækketotal og hoved niveau.
Et kompetent leverandørfakturasystem bruger alle tre måder parallelt!

Systemet bruger linjedetaljer på fakturaen til at sammenligne med den tilsvarende indkøbsordrelinje.

I praksis læser og fortolker systemet varenummer, varebeskrivelse, antal, enhedspris mv. Når alle detaljer er korrekte, er der sjældent behov for manuel håndtering. Hvis noget ikke er rigtigt, markerer systemet en afvigelse, og den definerede proces for afvigelser starter. Det er dig, der bestemmer, hvad der skal ske, når der sker en afvigelse. Ved kun at se på uoverensstemmelser kan normalt 70-99 % af al tid brugt på fakturamatchning helt elimineres.

Hvordan finder man det rigtige system til automatisk fakturabehandling?

1. Identificer omfanget
For at det skal lykkes at finde det rigtige system, er det vigtigt at have defineret omfanget af den ændring, man ønsker at foretage.

2. Kortlæg din eksisterende proces for at identificere behov
Nøglen her er at se på den aktuelle proces og fokusere på det problemområde, der skaber komplikationer eller unødvendig manuel håndtering. Det vigtigste er, at det nye system rent faktisk løser deres problemer, og ikke bare er "nice to have".

3. Identificer systemafhængigheder
Noget der er godt at huske, når man skal vælge nyt system til håndtering af leverandørfakturaer er, at systemet skal integreres med andre løsninger man har i dag. Det er vigtigt, at det nye system, du vælger, har en kraftfuld og stabil integration med forretningssystemet, så du løbende modtager information og ændringer i dit leverandørregister, nye og ændringer i indkøbsordrer mv.

4. Afklar med din it-afdeling
De fleste af nutidens systemer til håndtering af leverandørfakturaer er tilgængelige som cloud-tjenester, hvilket betyder, at involveringen fra IT-afdelingen normalt er minimal. Det er under alle omstændigheder vigtigt, at du sikrer, at IT-interessenternes ønsker bliver bekræftet og tilfredsstillet

5. Lav research og sammenlign forskellige systemer
Ligesom når du skal købe en ny bil eller bestille din næste rejse, er det vigtigt at planlægge og lave research ved hjælp af forskellige fora, platforme og sider.

6. Opret en business case
Præsenterer den rigtige information til de rette interessenter i det nye system.
IT-afdelingen skal vide, hvor mange ressourcer de har at bidrage med, også under implementeringen og efterfølgende. Økonomiafdelingen vil højst sandsynligt være interesseret i omkostninger versus besparelser (ROI), samt risici, der kan være forbundet med investeringen.

Ofte stillede spørgsmål

Er EHF-fakturaer, e-fakturaer og e-fakturaer det samme?
EHF-faktura og eFaktura i netbanken er ikke det samme.
Men både EHF-fakturaen og e-fakturaen i netbanken er en e-faktura - altså en elektronisk faktura.

Hvad er eFaktura?
eFaktura er produktnavnet på Nets' service, hvor du som privatperson modtager en faktura direkte i din netbank (B2C / virksomhed-til-privat person).

Hvad er e-faktura?
Efaktura, e-faktura og e-faktura bruges ofte som forkortelser for elektronisk faktura.
En elektronisk faktura - e-faktura - oprettes elektronisk i afsenderens faktureringsløsning, sendes elektronisk direkte fra afsenderens økonomisystem og læses ind i modtagers økonomisystem eller netbank, helt automatisk.
Brug af e-fakturaer er en både sikker og fleksibel metode til at håndtere indgående leverandørfakturaer. En e-faktura må aldrig udstanses manuelt og kan heller ikke misfortolkes. E-fakturaer indeholder de samme oplysninger fra start til slut.

Skal jeg modtage en e-faktura for at kunne få automatisk fakturabehandling?
Automatisk fakturabehandling fungerer med alle typer fakturaer, både på papir, i PDF og e-fakturaer. Men at håndtere dem er anderledes.

Der er stor variation i kvalitet og kontrol og derudover mister du muligheden for 100% automatisering med papir- og PDF-fakturaer.

Hvad er forskellen mellem en omkostningsfaktura og en varefaktura?
En omkostningsfaktura er ikke forudgået af en indkøbsordre og opstår ofte ved lejlighedsvise køb eller køb, der ikke er knyttet til regulerede aftaler.

En varefaktura godkendes først gennem en indkøbsrekvisition i en struktureret indkøbsproces, hvor en indkøbsordre oprettes og sendes til leverandøren som bevis for ordren.

Omkostningsfakturaerne skal registreres og attesteres af den korrekte attesterende agent i virksomheden, før de kan betales.

Men da varefakturaen allerede er godkendt, kan denne type faktura ofte sendes direkte til betaling uden manuel håndtering.