Digitalisering for byggeri og entreprenørvirksomhed

Byggebranchen har forskellige udfordringer på tværs af afdelinger. Personalet i marken har andre behov end dem, der arbejder med administration på hovedkontoret.  

I dag findes helhedsløsninger, der støtter alle medarbejdere og giver ledelsen et opdateret overblik i realtid. Når flere arbejder på samme platform, bliver opgaverne lettere, og virksomheden får et klarere billede af sin tilstand og nødvendige strategier.  

Nedenfor har vi samlet nogle af de digitaliseringsmuligheder, der kan gøre jeres hverdag mere effektiv og givende.


Kalkulation, budget og prognose – Nøglen til økonomisk overblik

De fleste bygge- og entreprenørvirksomheder beregner deres projekter i et kalkulationsprogram. Kalkulationen danner grundlaget for et tilbud, der ved accept bliver til en aftale og derefter projektets budget.  

Med det rette systemstøtte kan data som arbejdstimer, materialeforbrug og leverandørfakturaer importeres til projektstyringssystemet og danne grundlag for prognoser. Disse hjælper projektlederen med at vurdere projektets status.  

For mange er det afgørende at adskille omkostninger og indtægter mellem projektets grundforpligtelser og ekstraarbejde (ÆTA), der opstår undervejs.

Projektopfølgning – Overblik over rentabilitet og økonomi

Projektopfølgning er en central del af entreprenørbranchen for at holde styr på, om et projekt er rentabelt eller ej. En virksomhed kan jo ikke overleve på længere sigt med urentable projekter.  

Så hvordan sikrer vi os overblik over et projekts rentabilitet?  

✅ Omkostninger består af:

• Leverandørfakturaer fra underentreprenører og indkøbt materiale
  
• Medarbejdernes arbejdstid på projektet
• Omkostninger fra eget materiale og maskiner
  
  

✅ Indtægter kommer fra:

• Vidererefakturering af leverandørfakturaer
• Fakturering af medgået tid og brugte maskiner via løbende regning
• Fastprisprojekter, hvor prisen er aftalt på forhånd
• ÆTA (Ændringer, Tillæg og Afvigelser), som kan faktureres separat eller sammen med projektets grundforpligtelser
  
  

✅ Tre vigtige nøgletal til projektopfølgning:

1. Budget vs. prognose – Projektkalkulation opdateres løbende med faktiske data i prognoserne
2. Fakturerbart beløb – Systemet beregner, hvor meget der kan faktureres baseret på færdiggørelsesgraden
3. Dækningsgrad – Viser om et projekt går med overskud, beregnet som overskuddet divideret med omkostningerne
   

Med det rette systemstøtte til administration inden for byggeri og entreprenørvirksomhed kan I nemt følge op på jeres projekter ved hjælp af disse nøgletal. 

ÆTA-håndtering

I bygge- og entreprenørbranchen er ÆTA et velkendt begreb. Det står for Ændringer, Tillæg og Afvigelser og er afgørende at registrere korrekt for at sikre en god rentabilitet i projektet.  

Disse ændringer opstår ofte ude i marken, og derfor er det vigtigt at kunne registrere ÆTA direkte via mobilen. Derudover er det afgørende for projektekonomien, at både tidsregistrering og leverandørfakturaer kan knyttes til en specifik ÆTA i stedet for blot at blive bogført på projektets grundforpligtelse. Dette er især vigtigt ved fastprisprojekter, hvor indtægter fra ÆTA direkte påvirker projektets samlede overskud.  

Med det rette systemstøtte kan ÆTA faktureres både løbende og som en fast pris. De kan enten faktureres sammen med projektet eller separat. Hvis ønsket, kan relevante bilag vedhæftes fakturaen for dokumentation.

Kundefakturering - Effektiv kundefakturering i bygge- og entreprenørbranchen

Kundefakturering er en central del af enhver bygge- og entreprenørvirksomhed. Det er afgørende, at faktureringen sker korrekt og rettidigt for at sikre en sund økonomi i projekterne.

Afhængigt af aftaletypen kan fakturering ske på flere måder:

📅  Fastprisprojekter faktureres typisk efter en betalingsplan

⏳  Løbende regning faktureres ud fra medgået tid, materialer og udgifter

🔄  ÆTA (Ændringer, Tillæg og Afvigelser) kan faktureres separat eller sammen med hovedopgaverne

Med det rette systemstøtte kan kundefakturering automatiseres, så faktureringsgrundlaget hentes direkte fra tidsregistreringer, leverandørfakturaer og materialeforbrug. Dette minimerer fejl, skaber et bedre overblik og sikrer en smidig proces.

Ved at digitalisere kundefaktureringen får I en mere struktureret arbejdsproces, stærkere likviditet og præcis økonomistyring i jeres projekter.

Fakturaformidling – Automatiseret udsendelse af fakturaer

Når grundlaget for en kundefaktura er klar, skal fakturaen sendes til kunden. For mange virksomheder er det en administrativ byrde at holde styr på, hvordan kunden ønsker at modtage fakturaen. Derfor vælger flere virksomheder at tilknytte en såkaldt fakturaformidlingstjeneste, som automatisk håndterer fakturaforsendelsen.

Det bliver stadig mere almindeligt at sende e-fakturaer i XML-format, og siden april 2019 har det været lovkrav, at den offentlige sektor skal modtage fakturaer som e-faktura.

Hvis fakturaformidlingen ikke kan sende en e-faktura til modtageren, sendes i stedet en PDF-faktura via e-mail. Hvis der heller ikke findes en e-mailadresse i fakturanetværket, sendes en fysisk brevfaktura til kunden med posten.

Fordelen ved at bruge en fakturaformidlingstjeneste er, at I slipper for at administrere fakturaudsendelsen manuelt – en ekstern aktør tager sig af hele processen for jer! Dette sikrer en mere smidig, korrekt og tidsbesparende faktureringsproces.

Tidsregistrering – Hjertet i bygge- og entreprenørvirksomheder

For mange bygge- og entreprenørvirksomheder er tidsregistrering en central del af driften. Løsningerne varierer fra manuelle tidsedler og Excel-ark til mobilapps.  

Manuel tidsregistrering med papir og pen medfører betydelige omkostninger, da data skal aflæses og indtastes manuelt. Mobilapps giver en klar fordel, da informationen overføres direkte til kontoret uden ekstra arbejde.  

Enkelhed er afgørende for medarbejderne i marken. Tidsregistreringen bør være let at anvende og give mulighed for at registrere tid enten på projektets grundforpligtelse eller en ÆTA (Ændringer, Tillæg og Afvigelser).  

Tidsregistrering bør integreres med løbende fakturering, projektopfølgning og lønsystemet. Standardomkostninger på registrerede timer sikrer, at omkostninger er opdaterede i realtid. Der findes færdige integrationer til flere lønsystemer, hvor data nemt kan eksporteres og importeres automatisk.

Vi har blandt andet en kunde, der tidligere brugte 4-5 dage om måneden på lønadministration – i dag tager det kun cirka 15 minutter.

Prislister – Effektiv håndtering af artikler og priser

Når en virksomhed har mange forskellige artikler, er det vigtigt at håndtere dem i prislister. Med artikler menes både registreret arbejdstid, maskiner og materialer, som enten kan viderefaktureres til kunden eller registreres som interne omkostninger. Derfor er det essentielt at kunne importere og opdatere prislister løbende.

Blandt vores kunder anvendes flere forskellige prissætningsmodeller, herunder:

• Standardpriser
• Kundespecifikke priser
• Projektspecifikke priser
• Rammeaftaler

Derudover er der mulighed for at tilføje rabatter eller tillæg direkte på kunden. Leverandørfakturaer kan i systemet mærkes med et tillæg baseret på enten projektet eller kunden, hvilket sikrer en fleksibel og automatiseret håndtering af prissætning.

Med den rette systemstøtte kan virksomheder nemt administrere komplekse prislister og sikre korrekt fakturering samt en præcis økonomistyring.

Projektdokumentation – Effektiv håndtering af dokumenter

I bygge- og entreprenørbranchen stilles der krav til forskellige typer af projektdokumentation. Denne proces kan være både tidskrævende og besværlig, især hvis den håndteres manuelt.

Vores kunder har løst denne udfordring ved at knytte dokumenterne direkte til projekterne i deres projektværktøj. Når deres filhåndtering er direkte integreret med systemet, sker opdateringer i realtid, hvilket betyder, at dokumenterne automatisk bliver tilgængelige for medarbejderne i marken via deres mobiltelefoner.

For virksomheder med BF9K-certificering er der krav om, at en række dokumenter skal udfyldes med oplysninger om projektleder, arbejdsplads osv. Med det rette systemstøtte kan disse dokumenter genereres automatisk baseret på grunddata i systemet. Dette sparer værdifuld tid, der i stedet kan bruges på mere værdiskabende aktiviteter.

En digitaliseret håndtering af projektdokumentation giver dermed en mere strømlinet arbejdsproces, reducerer risikoen for fejl og sikrer, at alle nødvendige dokumenter altid er opdaterede og lettilgængelige.

Systemintegrationer for byggeri og entreprenørvirksomhed

For systemer, der er specialiserede inden for byggeri og entreprenørbranchen, er det ofte afgørende med en integration til virksomhedens ERP- eller økonomisystem.

Hos Exsitec hjælper vi jer med at gå fra et fragmenteret integrationslandskab, hvor systemer afhænger af nøglepersoner, til en fleksibel og fremtidssikret løsning. Vi guider jer gennem hele processen – fra identifikation af forretningsbehov til udvikling, implementering og installation af integrationen.

Derudover tilbyder vi aktiv forvaltning, hvor vi løbende optimerer løsningen og prioriterer nye muligheder for at sikre, at systemet udvikler sig sammen med jeres virksomhed. Med en solid integrationsstrategi kan I reducere manuelt arbejde, øge effektiviteten og skabe et mere sammenhængende IT-miljø.