10 faktorer, der påvirker din virksomheds lønsomhed

Lønsomhed er et af virksomhedens vigtigste nøgletal og måler forholdet mellem indtægter og omkostninger. Især i servicevirksomheder måles rentabiliteten ved at sammenligne fakturerbart arbejde med ikke-fakturerbart arbejde og andre udgifter. For at forbedre lønsomheden er det væsentligt at identificere de faktorer, der kan have en negativ indvirkning på lønsomheden, samt tage højde for både direkte og indirekte omkostninger.

Vi har derfor samlet en liste over de mest almindelige årsager til lav lønsomhed og tips til, hvordan du kan forbedre den.

1. Problemer med prissætning og salg

Produkter og ydelser bør prissættes korrekt for at få tilstrækkelig margin til arbejdet. Det er derfor vigtigt at have en passende prismodel for at forbedre marginen. For eksempel, passer en værdibaseret eller markedsbaseret pris dig bedre end en omkostningsbaseret? Så tøv ikke med at bruge den prisstrategi, der passer til netop din virksomhed. 

Det er også vigtigt med et jævnt flow i salget, da det påvirker lønsomheden. For at løse problemer forbundet med salgsflowet bør du bruge et effektivt CRM-system, så du får et godt overblik over dit salg.

2. Mange støtteroller i forhold til medarbejdere, der fakturerer tid

Enhver servicevirksomhed har medarbejdere, hvis arbejde understøtter forretningen, men ikke genererer indtægter. Eksempler på disse er økonomiafdelingen, sælgere, HR og marketingfolk. Støtterollerne kan være vigtige for virksomheden, selvom den direkte værdi af disse medarbejdere er svær at opgøre. Man bør dog nøje overveje behovet for hver støtterolle og eventuelt outsource dem, når muligheden er der.

3. Unødvendige udgifter og gratis kundearbejde reducerer produktiviteten

Omkostninger er uundgåelige, men kan minimeres med planlægning, et godt overblik og bedre overblik over dine omkostninger. Særligt faste omkostninger bør overvåges, kan du for eksempel få en bedre pris eller kan du klare dig uden nogen af ​​de ting, der genererer faste omkostninger?

Gratis kundearbejde påvirker også lønsomheden negativt, og det er vigtigt at vurdere behovet for yderligere friarbejde kunde for kunde. Det er ofte smart at tilbyde ekstra arbejde gratis til de største kunder, mens det ikke er værd at gøre det selv et minut for små kunder. Hvis fri arbejdskraft er nødvendig, skal al denne arbejdstid redegøres for, for at rentabilitetsberegningerne er realistiske.

4. Der mangler fakturerbare timer, udgifter og faste poster

I en servicevirksomhed genereres pengestrømmen ud fra den arbejdstid, som medarbejderne fakturerer kunderne. Derfor er det vigtigt, at hver medarbejder registrerer arbejdstiden systematisk og regelmæssigt. Et brugervenligt projektstyringssystem letter tidsstyring. Når alle timer er korrekt registreret, indgår den korrekte mængde arbejde i faktureringen og skaber et realistisk billede af rentabiliteten. Alle omkostninger, der er afholdt i projekterne, skal også registreres. Det kan håndteres enten ved at distribuere købsfakturaer automatisk eller manuelt.

5. Medarbejdernes produktivitet og udnyttelsesgrad er lav

Det er vigtigt at have en klar jobbeskrivelse og mål for medarbejderne, at give dem feedback og tilskynde til fortsat udvikling. Det er også vigtigt at gennemgå, hvordan man effektiviserer arbejdsprocesser og automatiserer opgaver, hvor det er muligt. Dette er for at minimere ikke-fakturerbar arbejdstid. Vi kan illustrere dette med et simpelt eksempel, der viser, hvor mange små strømme pr. individ kan betyde store ændringer i din indkomst:

En virksomhed har 20 konsulenter, som tager 1.000 DKK/time.

Hvis hver konsulent opkræver en ekstra time, betyder det 20.000 SEK mere i omsætning:

20 x 1000 = 20.000 DKK

6. Pak dine tjenester og skab klare forretningsmodeller

For at øge rentabiliteten er det vigtigt at produktisere ydelserne ved at pakke dem ind i færdige enheder. Dette øger marginen på ydelserne og gør det nemmere at både sælge og købe dem. En klar forretningsmodel er også vigtig for at øge lønsomheden. Det hjælper dig nemlig med at identificere ineffektiviteter og problemområder, letter kommunikationen internt i virksomheden og med eksterne parter og hjælper dig med at pakke dine ydelser på en mere effektiv måde og derved øge salget og lønsomheden.

7. Manuel fakturering forårsager fejl og tager for lang tid

Det er klart, at unødvendigt arbejde øger omkostningerne. Manuel fakturering tager tid, som kunne bruges til mere rentabelt arbejde. Udover spild arbejdstid medfører manuel fakturering også en højere risiko for fejl. Brug af elektronisk fakturering reducerer risikoen for fejl og sparer dig for værdifuld tid. Det gør det muligt at fokusere på mere rentabelt arbejde.

8. Vigtig information er ikke samlet ét sted

Hvis kunde- og projektinformation er spredt i separate systemer, excel-filer og i værste fald kun på post-it-sedler, bruges unødig tid på at søge og dele informationerne. Alle projektoplysninger og alle arbejdstimer skal indberettes ét og samme sted, som alle medarbejdere har adgang til uanset tid og sted. Den nemmeste måde at gøre dette på er med et projektstyringssystem, der samler alle projektoplysninger fra salg til fakturering. Heltidsrapportering bør også foregå her, så du kan få et godt overblik over alle fakturerbare timer. Du har også brug for klare processer for arbejde og beslutningstagning. Alles tid er begrænset, så en fornuftig delegation fokuseret på det, der er vigtigt, er nøglen til at blive mere rentabel.

Læs mere om projektstyring her ->

9. Overvåg rentabiliteten og tag beslutninger baseret på data

For at øge rentabiliteten er det vigtigt at overvåge kunde- og projektrentabiliteten og træffe beslutninger baseret på data. Dette kan gøres ved at bruge et projektstyringssystem, der leverer væsentlige data. Beslut hvilke KPI'er der er vigtige, og hvordan du vil reagere på eventuelle problemer.

10. Spor projektomkostninger og timer for at identificere problemområder

Udover rentabiliteten af ​​hele driften er det vigtigt for projektledere at følge lønsomhedstal også på individ- og projektniveau. På individniveau er det nyttigt at måle den gennemsnitlige timepris og faktureringssats for medarbejdere. De samme mål kan også bruges pr. projekt. Regelmæssig overvågning hjælper især med at identificere problemområder, så ændringer og potentielle flaskehalse hurtigt kan opdages.

Hjælp til mere profitabel vækst?

Med et effektivt projektstyringssystem kan lønsomhedsskabende tiltag gøres til en del af hverdagen. Vi hos Exsitec har valgt at arbejde med projektstyringssystemet Severa, og anbefaler det stærkt for mere profitabel vækst. 

Severa forbinder problemfrit en servicevirksomheds funktioner fra salg til fakturering. Softwaren understøtter profitabel vækst uden at glemme de mennesker, der gør virksomheden succesfuld.