Øg rentabiliteten i reklame og marketingbureauet

Hvorfor er jeres bureaus indtægter ikke direkte korreleret med øget arbejdsbelægning?

Der er et fænomen, som vi ved, mange virksomheder oplever, nemlig at medarbejderne arbejder flere timer på grund af øget arbejdsbelægning, men indtægterne stiger ikke i samme takt. For bedre forståelse og mulighed for at påvirke dette har vi udarbejdet et eksempel. Brug eksemplet med jeres egne data for selv at teste:

Eksempel
Et marketingbureau giver sin kunde et estimat for en mindre opgave, hvor man estimerer 10 timers arbejde á 1000 kr. pr. time. Omkostningerne for reklamebureauet for hver arbejdstime er 700 kr. I virkeligheden tog arbejdet 13 timer i stedet for 10 timer. Arbejdet faktureres dog kun for 10 timer. Når du beregner marginen for arbejdet, vil du få et overskud på 900 kr.

Projektkontrakt og faktisk resultat

Tilbud: 10 t x 1000 kr / t = 10.000 kr
Margin: 10.000 kr – (13 t x 700 kr / t) = 900 kr

Værdien af det udførte arbejde bliver i virkeligheden følgende:

Værdi af faktisk udført arbejde: 13 t x 1000 kr / t = 13.000 kr
Margin: 13.000 kr – (13 t x 700 kr / t) = 3.900 kr

Havde bureauet i eksemplet faktureret for den faktiske arbejdstid (13 t i stedet for 10 t), havde man i stedet haft en margin på 3.900 kr, hvilket havde medført en stigning i marginen på 333,3 %:

(3.900 – 900) x 100 / 900 = 333,3 %

Det er almindeligt, at bureauer kalkulerer med en fortjenstmargen på 20-30 % i forbindelse med kundeopgaver, men estimatet er ofte for lavt under salgsprocessen, eller også faktureres kunden ikke for de ekstra timer. Når samme scenarier gentager sig fra projekt til projekt, har dette en betydelig indvirkning på jeres indtægter. Manglende opfølgning kan desuden betyde, at lignende situationer går under radaren og ikke opdages, før det er for sent. Ved at tage fat i og følge op på disse situationer kan I forbedre jeres bureaus rentabilitet. Vi har derfor listet 4 konkrete måder til at følge op på arbejdet og øge bureauets rentabilitet.

1. Overblik over kundens rentabilitet

At have overblik over kundens rentabilitet er helt afgørende for at have en succesfuld og bæredygtig forretning. Selvom timeprisen for fakturering er fastlagt, træffer virksomheder ofte strategiske valg om prisen for store kunder. Der er ikke altid en fast vejledende pris, og faktureringsprisen kan sænkes for at tiltrække en ønsket kunde.

Det er også almindeligt, at virksomheder søger flere kunder og dermed øger antallet af medarbejdere. Men på trods af en stigning i ordrerne stiger rentabiliteten ikke i samme takt. Det skyldes ofte, at der er et gab mellem den vejledende pris og den faktiske timepris, der faktureres kunden. Dette kan føre til, at rentabiliteten falder, selvom antallet af kunder og medarbejdere stiger.

For at sikre en god rentabilitet er det derfor vigtigt at have et grundigt overblik over medarbejdernes arbejdstid og arbejdsbyrde samt at beregne rentabiliteten kunde for kunde. Dette gøres nemmest ved at beregne alle arbejdstimer, der tildeles en specifik kunde, fra salgsprocessen til kundeservice. Dette bør ikke gøres manuelt, men håndteres i et system til projektstyring. På denne måde kan I nemt overvåge tallene og kontrollere rentabiliteten i alle jeres kunderelationer.

2. Projektledelse og fakturering

En velfungerende projektledelse er afgørende for at skabe rentabilitet i projektintensive brancher. For at sikre, at alle, der arbejder i de respektive projekter, arbejder mod fælles mål og efter samme tidsplan, skal der være klare arbejdsinstruktioner og retningslinjer. Det er også nødvendigt at undersøge, hvor mange timer der er til rådighed pr. medarbejder, og hvor mange timer der er solgt til de forskellige faser af projektet for at kunne holde styr på projektets rentabilitet. En klar plan og allokering af jeres ressourcer er altså en afgørende faktor for bureauets succes.

For at skabe klarhed i det daglige arbejde og for alle involverede personer i projektet er det vigtigt at klassificere projekter baseret på forskellige aftalemodeller, der anvendes inden for marketing og reklamebranchen. Ved at definere egne projekt- og faktureringsretningslinjer for hver aftalemodel kan man skabe et struktureret grundlag at arbejde ud fra. Dette gælder både for engangsprojekter og løbende projekter og timearbejde.

Faktureringen sker eksempelvis enten på én gang eller i aftalte rater ved engangsprojekter. For løbende kontrakter er det derimod almindeligt at fakturere månedligt eller kvartalsvis baseret på fakturerbare arbejdstimer ifølge prisliste.

En udfordring ved ressourceplanlægning via timeansættelser er, at behovene sjældent er kendt på forhånd, hvilket også gør det svært at forudse fremtidige timeopgaver. For at undgå problemer med ressourceallokering er det derfor vigtigt at have en kontinuerlig overvågning ved løbende kontrakter og ikke kun overvåge dem månedligt. Dette er særligt vigtigt, da omkostningerne og arbejdsbelastningen kan stige efter kontrakten er indgået, hvilket igen påvirker projektets rentabilitet.

3. Vigtigheden af tidsregistrering

Det er af yderste vigtighed at være omhyggelig med tidsregistreringen. Daglige og præcise opdateringer er essentielle for at kunne få korrekt information om bureauets faktiske rentabilitet.

Alt arbejde, der er relateret til en kunde, skal registreres enten til fakturering eller for at kunne spore og overvåge, hvordan tiden fordeles. Hvis arbejdstimer, der er brugt på en kunde, ved en fejl bogføres som internt arbejde, kan det give et forkert billede af rentabiliteten. Dette skaber først og fremmest to store problemer:

• Fakturerbare arbejdstimer forbliver ubetalte, hvilket mindsker virksomhedens rentabilitet.
• Beslutninger baseres på ufuldstændige og forkerte oplysninger, hvilket kan have betydelig indvirkning på fremtidige forretninger og projekter.

Fremtidige projekter risikerer derfor at blive solgt til de priser og antal gennemførte timer, der er registreret i tidligere projekter, hvilket kan skabe en ond cirkel, hvor rentabiliteten gradvist falder. For at motivere medarbejdere kan man instruere dem i at registrere alt kundearbejde under en kunde eller et projekt. Den ansatte behøver således ikke spekulere på, om arbejdet vil blive faktureret eller ej. Beslutningen om fakturering kan således træffes af økonomiafdelingen eller projektlederen, så længe medarbejderne registrerer arbejdstiden og fordeler timerne korrekt.

4. Overvågning af jeres prognoser

Mange bureauer bruger stadig Excel-ark til at overvåge deres prognoser, men for at gøre overvågningen lettere og mere præcis er det mere effektivt at gå over til et ordentligt projektstyringssystem. For at have kontrol over og forbedre jeres salgsprognoser er det en god idé at gennemgå den løsning og prisstruktur, I tilbyder, sammen med jeres eksisterende og potentielle kunder. At diskutere løsningen sammen med kunden mindsker risikoen for misforståelser og fejlfortolkninger, hvilket også fører til mere præcise prognoser. I bør derfor også beslutte, hvornår og hvordan I skal gennemgå løsninger sammen med kunderne.

Spørgsmål, der bør diskuteres, er for eksempel:
Om løsningen altid skal gennemgås sammen med kunderne.
Om I kun skal gennemgå løsninger, der overstiger et bestemt beløb.
Om I kun skal gennemgå foreslåede løsninger sammen med nye kunder.

Udover at overvåge salgsprognoser er det også vigtigt at lave prognoser for jeres ressourceallokering. På denne måde kan man på forhånd planlægge, hvilke projekter der kan sælges, og undgå overbelastning af visse medarbejdere og underbelastning af andre. En jævn fordeling af arbejdsbyrden maksimerer udnyttelsen af alle medarbejdere. Dette øger jeres indtægter, hvilket igen kan medføre gode resultater for rentabiliteten.

Sådan kan reklame og marketingsbureauer øge rentabiliteten af deres projekter

Vi hos Exsitec hjælper jer gerne med at arbejde med at forbedre jeres rentabilitet gennem digitale løsninger. Vi arbejder med et af de førende projektstyringssystemer i Norden, Severa.

Systemet passer især til reklame og marketingbureauer og håndterer alt fra salg, ressourceallokering og tidsopfølgning til projektledelse og fakturering.