Fra manuelle processer til moderne automatisering hos Molio
Molio stod tidligere med en tung og forældet on-premise løsning, præget af høje omkostninger, manuelle processer og manglende overblik på tværs af forretningsområder.
Med Visma Net ERP har de nu opnået en fuldt integreret og automatiseret økonomiløsning med AutoInvoice, AutoPay og Approval-flow, som effektiviserer hele fakturahåndteringen og samlet alt data ét sted.
En hverdag præget af manuelle processer og begrænset overblik
Som videnscenter og digital drivkraft for byggebranchen er Molio afhængig af effektive og moderne systemer, der kan understøtte en kompleks forretning med mange forskellige aktiviteter – herunder kurser, abonnementer, digitalt indhold og standarder.
Tidligere var Molios økonomifunktion baseret på en ældre on-premise-løsning, som både var dyr i drift og omfattende specialtilpasset. Det medførte en langsom og ufleksibel hverdag, hvor selv mindre ændringer og opgraderinger var ressourcekrævende og kostbare. Systemet var ikke gearet til fremtidens krav og gjorde det daglige arbejde både tungt og administrativt besværligt.
Samtidig var mange processer præget af manuel håndtering, og der manglede sammenhæng i den finansielle styring på tværs af Molios forretningsområder. Det skabte udfordringer med at få et klart og rettidigt økonomisk overblik – for eksempel i forhold til den enkelte kursusaktivitet eller abonnementsaftale.
Rapporteringen var en særlig tidsrøver. Økonomidata blev ofte trukket manuelt ud i Excel, hvorefter informationen skulle bearbejdes og sammensættes manuelt for at kunne anvendes i rapporter og ledelsesbeslutninger. Det var både ineffektivt og sårbart i en forretning, der netop bygger på viden og indsigt.
Hvem er Molio?
Molio er det samlende videnscenter for den danske bygge- og anlægsbranche. De er det fælles, uafhængige sted for udvikling af brancheværktøjer, -standarder og kompetencer, der er med til at øge bæredygtighed, produktivitet og digitalisering. Dette gør de i tæt samarbejde med hele bygge- og anlægsbranchen.
En moderne og automatiseret løsning med Visma Net ERP
Med Visma Net har Molio taget et stort skridt ind i en mere automatiseret og effektiv økonomistyring. Løsningen har givet dem en samlet, digital platform, der håndterer både fakturering, betalinger og rapportering på tværs af hele organisationen.
Ved hjælp af AutoInvoice håndteres nu både indgående og udgående elektroniske fakturaer automatisk. Samtidig er der implementeret et digitalt godkendelsesflow, som gør hele processen omkring leverandørfakturaer langt mere strømlinet og mindre afhængig af manuelle arbejdsgange.
AutoPay har desuden skabt en direkte integration til Molios bankforbindelse. Det betyder, at kontoudtog automatisk overføres til Visma Net dagligt, og at betalinger til leverandører kan sendes direkte fra systemet.
Med integrationer til de systemer, der bruges i Molios forretningsområder, håndteres både den daglige drift og abonnementsforretningen langt mere effektivt. Data synkroniseres automatisk mellem Visma Net og øvrige systemer, hvilket sikrer en smidig og ensartet håndtering af økonomi, kunder og produkter på tværs af organisationen.
Molio administrerer både deres hovedselskab og datterselskab i Visma Net. Det fælles setup giver en ensartet og standardiseret måde at håndtere kunder, leverandører, fakturaer og produkter på. For økonomichefen betyder det, at hun med få klik kan skifte mellem selskabernes regnskaber og hurtigt få det nødvendige overblik.
Med OneStop Reporting er den manuelle rapportering fortid. I dag genereres rapporter direkte fra Visma Net med få klik – eller de leveres automatisk via mail. Det sparer tid og sikrer, at ledelsen altid har opdaterede tal ved hånden.
Louise Thomsen, økonomichef Molio
”Exsitec har været en rigtig god samarbejdspartner gennem hele processen. De forstod vores behov fra starten og har guidet os sikkert gennem både tekniske og forretningsmæssige beslutninger. Det har givet os tryghed i et stort skifte – og et system, der rent faktisk understøtter vores hverdag."
Tæt samarbejde med Exsitec sikrede en smidig overgang
For Molio har det været afgørende at have en samarbejdspartner, der forstår både forretningens kompleksitet og de systemer, der skal understøtte den. Gennem hele processen har Exsitec spillet en central rolle – fra de indledende behovsafdækninger til implementering og løbende sparring.
Med en struktureret tilgang og et indgående kendskab til Visma Net har Exsitec hjulpet Molio med at omsætte strategiske mål til konkrete løsninger. Gennem tæt dialog og en fleksibel projektledelse blev overgangen til det nye system gennemført med fokus på forretningens daglige drift og brugervenlighed.
Samarbejdet har ikke blot resulteret i en teknisk opgradering – det har skabt fundamentet for en mere datadrevet og effektiv økonomifunktion, hvor Molio i dag står stærkere, både operationelt og strategisk.
Produkter i løsningen
Visma Net ERP
Et moderne og kraftfuldt cloudbaseret ERP-system, der forbereder dig på økonomisk vækst og fremtidig udvikling.
Spar tid ved at automatisere processer, workflows, Fakturering og meget mere.
AutoInvoice
Visma AutoInvoice gør det muligt for virksomheder at sende og modtage fakturaer digitalt.
Dette skaber øget kontrol og sikrer, at alle nødvendige oplysninger kommer med på fakturaen.
AutoPay
Integration med nordiske banker, der automatiserer processerne til afsendelse og modtagelse af elektroniske betalinger.
Du får et fuldt overblik over alle transaktioner, uden at skulle logge på netbank.
OSR
OneStop Reporting er et rapporteringsværktøj med kraftfulde og brugervenlige funktioner, der giver fuld gennemsigtighed. Få fuldt overblik over jeres nøgletal i realtid, samt muligheden for at skræddersy jeres egne rapporter.
Acubiz
Med udlægshåndtering fra Acubiz bliver registreringen og håndteringen af medarbejder udgifter gjort 100% digital og meget mere effektiv, så i kan bruge tiden på vigtigere opgaver.
Iteras
Abonnementsstyringssystem, der hjælper med at håndtere og automatisere abonnementer. Fra oprettelse og betaling til fornyelse og kundeservice.
Systemet understøtter både digitale og trykte abonnementer og populære betalingsløsninger som MobilePay og Betalingsservice
Spectra
online bookingplatform som gør det nemt for Molio at håndtere hotel og konference bookninger digitalt.
systemet synkronisere kundedata, fakturaer og andet bogføring i mellem Spectra og Visma Net.
.png)