Centrale krav til digital bogføring i specialtilpassede systemer

Her er de centrale krav, et specialtilpasset system skal kunne håndtere

Transaktioner og bilag

Alle transaktioner skal registreres løbende og fuldstændigt. Ikke “næsten” og ikke bagefter. Hver postering skal kunne spores hele vejen tilbage til et bilag, og registreringen skal indeholde de nødvendige datafelter: løbenummer, bilagsnummer, transaktionsdato, beløb, tekst, valutakurs, registreringsdato og registreringsbruger.

Bilagene skal samtidig opbevares digitalt i minimum fem år – på en måde, der gør dem let tilgængelige og kontrollerbare. Hvis man ikke kan finde dokumentationen igen, tæller den ikke.

Backup

Bogføringsdata skal sikres med automatisk backup. Minimum én fuld backup om ugen, opbevaret hos en uafhængig tredjepart.

Backupen skal ligge inden for EU/EØS og være beskyttet moduautoriseret adgang, datatab og tekniske fejl. Pointen er enkel: Virksomheden skal til enhver tid kunne genskabe regnskabsmaterialet – også flere år tilbage.

IT-sikkerhed

Bogføringssystemet skal leve op til anerkendte standarder for IT-sikkerhed. Det betyder klar bruger- og adgangsstyring, så kun relevante og autoriserede personer kan tilgå og ændre data.

Mange virksomheder bruger standarder som ISO 27001, NIST Cybersecurity Framework eller CIS Benchmarks som pejlemærker. Det afgørende erikke navnet på standarden, men at sikkerheden er gennemtænkt, dokumenteret og fungerer i praksis.

Bankafstemning

Systemet skal understøtte bankafstemning. Bankkonti skal være en del af kontoplanen, og bogføringen skal kunne afstemmes direkte modindlæste bankposteringer.

Eventuelle differencer skal fremgå tydeligt. Hvis noget ikkestemmer, skal det være nemt at se hvad – og hvorfor. Det er sådan, man undgår uafstemte betalinger, der lever deres eget liv.

E-fakturaer

Elektronisk fakturering er en fast del af digital bogføring. Systemet skal kunne håndtere både modtagelse og afsendelse af e-fakturaer og kreditnotaer i strukturerede formater.

Som minimum skal OIOUBL (dansk standard) og Peppol BIS (europæisk/international standard) understøttes. Det sikrer entydige oplysninger om afsender, modtager, beløb og moms – og gør fakturadata klar til direkte bogføring uden manuelle omveje.

Dataeksport i standardformater

Bogføringsdata skal kunne eksporteres i et standardiseret format. Konkret betyder det, at systemet skal kunne generere en SAF-T-fil medkontoplan, posteringer og bilagsreferencer i en ensartet, maskinlæsbarstruktur.

Det gør det muligt at udlevere data samlet og uden manuelefterbehandling – fx til revisor eller myndigheder. Typisk kræver det en mapping mellem virksomhedens egen kontoplan og Erhvervsstyrelsens standard kontoplan. Det er ikke spændende arbejde, men det er nødvendigt.

Fordele ved at leve op til kravene

For mange starter digital bogføring som et compliance-projekt med lange kravlister. Men når systemet først er sat rigtigtop, følger der reelle fordele med.

Struktureret, digital bogføring giver bedre overblik, stærkere dokumentation og færre fejl. Risikoen for manglende bilag og uafstemte poster falder markant.

Kravene understøtter også automatisering – e-faktura, bankintegration og standardiseret dataeksport sparer tid i hverdagen og frigør ressourcer i økonomifunktionen til opgaver, der faktisk skaber værdi.

Samtidig får virksomheden et mere robust datagrundlag til rapportering, analyse og fremtidige integrationer.

Kort sagt: Digital bogføring, der er implementeret korrekt, handler ikke kun om at overholde loven. Det handler om kontrol, effektivitet og et setup, der kan holde til virkeligheden.