Hvad er elektronisk fakturahåndtering (EHF)?

Elektronisk fakturahåndtering (EFH) omfatter normalt import og scanning, gennemgang, matchning og regnskab samt attestering, opfølgning og endelig kontrol. Formålet med elektronisk fakturahåndtering er at automatisere hele processen, og med elektroniske fakturaer at minimere eller helt eliminere manuel håndtering.

Hvad er en e-faktura?

En e-faktura, eller egentlig en elektronisk faktura, er en digital version af en faktura. Det må ikke forveksles med udskrevne, scannede, bogførte eller e-mailede fakturaer, selvom de har været i digitalt format.

Det er både en sikker og fleksibel metode til digital håndtering. De må aldrig slås eller fejlfortolkes, og de skal indeholde den samme information fra start til slut. E-fakturaer bliver mere almindelige og det kræves, at alle offentlige indkøbsfakturaer modtages som e-fakturaer efter den nye europæiske standard.

Skal jeg modtage e-fakturaer for at bruge elektronisk fakturahåndtering?

Elektronisk fakturahåndtering fungerer med alle typer fakturaer; papir, PDF og elektronisk.
Men at håndtere dem er anderledes. Der er særlig stor variation i kvalitet og kontrol, og du mister også muligheden for 100% automatisering med papir- og PDF-fakturaer.

• Elektronisk fakturahåndtering med papirfakturaer
  Scannet, fortolket og derefter afstemt mod information i ERP-systemet - her er blandt andet det manuelle arbejde med at punche fakturaerne ind i ERP-systemet automatiseret.
• Elektronisk fakturahåndtering med PDF
  Fortolket og matchet - med automatiseret matchning advarer systemet kun i tilfælde af afvigelse.
• Elektronisk fakturahåndtering med e-faktura
  Går direkte til den automatiserede matchning - mindst risiko for fejl og afvigelser, når det ikke skal scannes eller tolkes.

Fakturaerne fortsætter derefter i processen med regnskab og attestation. Du bruger mobiltelefon eller computer og kan gøre det, uanset hvor du er, via automatiseret opsætning, manuelle rutiner eller en kombination baseret på specificerede regler.

E-fakturaen er en lille del på vejen mod en mere automatiseret proces, sammen med værktøjer til elektronisk fakturahåndtering er potentialet stort. En højere grad af automatisering betyder, at økonomiafdelingen kun skal forholde sig til eventuelle afvigelser og ikke skal bruge tid på arbejde, der nemt kan løses af et system.

Fordelene ved elektronisk fakturahåndtering

En automatiseret proces for fakturahåndtering aflaster virksomhedens økonomiafdeling, og frigiver tid, der kan afsættes til mere udfordrende og/eller motiverende opgaver. Det giver et øget overblik og kontrol over virksomhedens økonomi, samt eliminerer eventuelle fejl og forsinket betaling.

LÆS MERE OM HVAD VI KAN TILBYDE INDENFOR ELEKTRONISK FAKTURAHÅNDTERING