Hvad er Business Intelligence?

Business Intelligence (BI) er en proces, en samling af metoder og værktøjer til at:

Indhold: 

-> Vores definition af Business Intelligence

-> Hvem har gavn af BI?

-> Det kan du bruge BI til

-> Data skal overtrumfe løn/rolle, når der skal træffes beslutninger

-> Sådan får du succes med BI

-> BI er ikke rapporter

-> Det er et svar på alle "hvis"

-> Der er mange BI-værktøjer - her er vores anbefalinger

-> Ikke alle typer spørgsmål er lige almindelige at få svar på gennem et BI-værktøj

-> Sådan får du succes med BI

-> 5 trin for at få succes med Business Intelligence

Vores definition af Business Intelligence

• Indsamle data
• Strukturer det
• Analyser det

Hvem har gavn af BI?

• Kan du finde på alle de forskellige systemer, din virksomhed er afhængig af, som alle gemmer information om produkter, kunder, transaktioner, begivenheder, arbejdstimer osv.?
• Er du sikker på, at du og alle andre i virksomheden til enhver tid har adgang til den rigtige og lettilgængelige information for at kunne træffe bedre beslutninger?
  
  Målet med beslutningsstøtte er at transformere al den passive information, der er gemt i driftssystemer, til aktive data, der dagligt bruges som grundlag for at understøtte og forbedre hele organisationen. Husk - ubrugte data tilføjer ingen værdi.
  
  
  Vil du vide mere om business intelligence i praksis, og hvilke produkter der er mest populære?

-> Læs mere her

Det kan du bruge BI til:

• lettere opfølgning på indtægter og udgifter, til
• dybere analyser af data for at finde ukendte mønstre eller for bedre at forstå og forudsige fremtidig kundeadfærd.
  
  Ofte har virksomheder masser af data, men mangler tid/evne til at bruge dem fuldt ud på daglig basis. Den sædvanlige måde at arbejde på er, at forretningssystemet har nogle indbyggede rapporter, eller at folk rundt omkring i organisationen laver forskellige udtræk til Excel, som de så behandler på forskellige måder.

Et rigtigt BI-værktøj kan på et overordnet niveau:

• Automatiser disse udtræk og den efterfølgende behandling af dataene. Her kan du spare en masse tid, penge & frustration, hvis du manuelt opdaterer Excel-filer med data i dag (dagligt, ugentligt, månedligt).
• Hent data fra flere systemer og saml disse til en samlet visning. Rapporter fra forretningssystemet kan være gode, men de indeholder ofte kun data fra forretningssystemet og ingen andre systemer.
• Fjerne en masse manuelle trin, der gøres i dag for at administrere data mellem forskellige systemer - og dermed har ALLE i virksomheden ALTID den seneste opdaterede information.

Vi vender tilbage til forskellige typer analyser og begreber lidt længere nede.

Data skal trumfe løn/rolle, når beslutninger skal træffes

Der er et udtryk, der hedder "Highest Paid Person's Opinion" (HiPPO) og det kan være en meget bekostelig fælde, som en virksomhed kan falde i. Bruger man HiPPO som et værktøj til at træffe beslutninger, er det lederens mening, der ligger til grund for en beslutninger - i stedet for data.

At være en datadrevet organisation handler i høj grad om at basere sine beslutninger på data (fakta) – frem for at have forskellige meninger til at stå imod hinanden. Ved at bruge et værktøj som BI kan data (internt eller eksternt) bruges som grundlag for en beslutning.

Dette er fordelen ved Business Intelligence:

• at finde styrker/svagheder
• hurtigere og bedre beslutningstagningsevner
• forbedre interne processer
• øge den operationelle effektivitet og identificere flaskehalse
• nemt at finde, hvor du kan få tid eller andre former for omkostningsbesparelser

Som du kan se, handler meget BI om at undgå at håndtere data manuelt og lave den samme handling om med jævne mellemrum. Er der et system, hvor data automatisk hentes og de rigtige informationer (analyser, grafer, tabeller) vises til modtageren, frigøres der tid i organisationen, som kan bruges til forbedringer.

BI er ikke rapporter

Rapporter er statiske oplysninger og ting, du normalt ser på dagligt, ugentligt eller månedligt. Det er information, der er formet på nøjagtig samme måde hver gang. Det, du synes er vigtigt at se på, adskiller sig fra det, din kollega synes er vigtigt – og her ligger også ulempen eller problemet med regelmæssige rapporter.

I modsætning til rapporter er BI-værktøjer beregnet til at give et bredere og mere dynamisk billede. Et billede, der er tilpasset personen og situationen. For at få et fuldstændigt og retvisende billede, skal du kunne bore ned i detaljer, flytte rundt og justere, så perspektivet passer til den analyse, du vil lave lige nu. Et godt BI-værktøj kan nemt gøre dette ved at ændre kolonner i tabeller, ændre et diagram, så det passer til dig eller lave en helt ny visning for at analysere noget nyt. Dette skal være enkelt, hurtigt og bør ikke kræve, at du ved, hvilket underliggende system dataene kommer fra, eller hvordan de er blevet forbundet med data fra andre systemer. Det vigtige er, at du kan tilpasse brugen!

Dette er muligt, hvis det er udarbejdet i systemet med data som "Kundenavn", "Ordrenummer", "Ordrebeløb", "Varenummer" osv osv. Alle disse skal løbende opdateres med de nyeste data og kan kombineres så at de kan hjælpe dig med at besvare de spørgsmål, DU har. 

Det er et svar på alle "hvis"

Noget en rapport aldrig kan gøre, som et kraftfuldt Business Intelligence-værktøj kan give dig direkte på skærmen, er svar på alle "Hvis?", "Hvordan kommer det..?" og "Hvorfor?" der opstår på hvert trin i din analyse. Et svar afføder ofte et nyt spørgsmål, og det stiller hele tiden nye krav til analysen og de anvendte værktøjer.

Der er mange BI-værktøjer – her er vores anbefalinger

I Sverige dominerer to værktøjer frem for alt. Det er Power BI fra Microsoft og Qlik Sense fra virksomheden Qlik. For nogle år siden var Tableau-værktøjet også populært, men det er faldet noget tilbage i popularitet og markedsandel.

Det velkendte forsknings- og analysefirma Gartner har en side, Microsoft PowerBI vs Qlik Sense, hvor det fremgår, at kundevurderingerne fra begge disse løsninger er høje og lige mellem produkterne.


Hvert år præsenterer Gartner sin Magic Quadrant, hvor den ser på ALLE BI-værktøjer på markedet og rangerer dem baseret på, hvor godt de præsterer.

Dem øverst til højre i billedet nedenfor er klassificeret som ledere, det vil sige, at de leverer de bedste BI-værktøjer. Som det kan ses på billedet nedenfor, er både Microsoft og Qlik i kategorien "Leaders" - i både 2019 og 2020.

Ikke alle typer spørgsmål er lige almindelige at få svar på via et BI-værktøj

• "Hvor meget solgte vi for til denne specifikke kunde?"
• "Hvem sælger solgte hvad?"

Ved hjælp af deskriptive analyser kan du studere (beskrive) dit marked eller dine interne processer for at finde flaskehalse eller muligheder.

Predictive analytics har til formål at lave prognoser og ved hjælp af data forsøge at forudsige, hvad der vil ske.

For at lave prognoser for, hvordan noget vil se ud i fremtiden, bruges de samme historiske data, som blev indsamlet og brugt i de beskrivende analyser.

Kort sagt kan man sige, at prædiktiv analyse er et mere avanceret niveau af BI, og ofte ikke der, hvor en virksomhed starter. Det næste trin kaldes præskriptiv analyse og har til formål at bruge data til at lave prædiktive analyser og derefter foreslå de bedste måder at komme dertil.

Googles selvkørende biler, der indsamler data, skaber en idé om verden omkring dem, kan forstå, hvor bilen er på vej hen (forudsigeligt) og selv kan bestemme, hvad de skal gøre for at opnå de bedste resultater - er en typisk præskriptiv analyse .

Af indlysende årsager er dette ekstremt vanskeligt, eller avanceret, og anvendes ret sjældent i "en normal virksomhed".

Sådan får du succes med BI

• Det er ikke på forhånd diskuteret, hvad der skal nås.
• Der har ikke været en plan for, hvor man skal starte, dvs. hvilke problemer man skal løse først (tip: start med dem, der giver mest værdi, dvs. dem, der i øjeblikket forårsager mest irritation eller koster flest penge).
• Der har ikke været nogen ansvarlig for foretagendet, eller at denne person ikke har haft tid eller energi til at implementere og formidle et Business Intelligence-værktøj internt.
• Der har manglet et fælles syn på, hvordan nøgletal skal opgøres eller hvilke data, der "er rigtigt eller sandt". Dette har resulteret i, at brugerne ikke har tillid til oplysningerne i værktøjet.

5 trin for at få succes med Business Intelligence

Så for at undgå et mislykket projekt og for at lette introduktionen af ​​BI anbefaler vi disse trin:

Trin 1.

Indfør Business Intelligence og sikre konsensus

Start med at forklare, hvad Business Intelligence er for dine kolleger og interessenter. Inkluder både brugere og beslutningstagere. I skal have et fælles syn på, hvad det er, og at det for det meste ikke handler om at forudsige fremtiden ved hjælp af prædiktive eller præskriptive analyser.

I dette trin handler det også meget om at diskutere, hvilke problemer der skal løses, og ikke mindst blive enige om hvilke KPI’er (metrics) der skal bruges til opfølgning. Glem ikke at sikre, at alle er enige om, hvordan disse beregnes. 

Hvis du ikke springer dette trin over, ved du, hvad du skal opnå, og hvordan du skal måle, eller følge op, så du senere er på rette vej.

- Sæt mål, KPI'er og formuler krav

Ved at blive enige om, hvad I ønsker at opnå (på højt niveau), er det at formulere, hvilke problemer der skal håndteres. Ved at gøre dette kommer nogle vigtige overordnede krav frem – samtidig skaber du et billede af, hvad der kræves fremadrettet. Dette kan være ting som:

• Hvilke datakilder skal vi bruge? (For eksempel: forretningssystemet, CRM-systemet, Excel-filer, andre systemer)
• Hvilke data har vi brug for fra disse systemer? (For eksempel: salgsdata, kundeoplysninger osv.)
• Hvem skal have adgang til oplysningerne? (For eksempel: CEO/LG skal kunne se alt, mens sælgere kun skal kunne se deres egne numre)
• Hvordan skal informationen endelig præsenteres? (For eksempel: skal det være et dashboard, der viser vores KPI'er, er der brug for grafer/diagrammer, tabeller, der viser detaljer).
  Husk at forskellige personer eller roller kan have brug for informationen på forskellige måder.
• Hvordan vil du måle, at du er på rette vej? (For eksempel: er der forskellige niveauer for det respektive CPI, der signalerer f.eks. rød/gul/grøn?)

Ved at diskutere disse ting har I sat rammerne og forventningerne til projektet. Efter dette trin har du også fået en god idé om de krav, du skal stille til et Business Intelligence-værktøj. Du er nu i en god position til at kunne formulere, hvilke funktioner og muligheder dit værktøj skal besidde. Hvis du skriver disse ned, har du udkastet til en kravspecifikation.

Trin 2.

Vælg et Business Intelligence-værktøj

Att sätta ihop en kravspecifikation för ett framtida BI-verktyg är ett viktigt steg för att förstå vad ni behöver. 

Der er mange forskellige systemer at vælge imellem på markedet, men ikke alle er lige gode eller kompetente.

Gartner er en uafhængig aktør, der årligt gennemgår og evaluerer de fleste værktøjer på markedet. I Sverige dominerer værktøjerne fra Qlik og Microsoft - og disse opfylder alle gængse anvendelsesområder. Rent teknisk har disse systemer de fleste af de funktioner, man kan forestille sig – og vil man koble sig på meget avanceret databehandling, understøtter begge integration til eksempelvis R.

Glem ikke også omhyggeligt at vurdere leverandøren og det team, der vil hjælpe dig med at implementere det system, du ønsker at gå videre med. Har du mulighed for selv at gøre meget i forbindelse med implementeringen af ​​værktøjet, bliver leverandøren og deres kompetencer mindre vigtige, men hvis samarbejde er påkrævet, så læg meget energi i også at evaluere leverandøren og deres team. 

Trin 3.

Sammensæt et Business Intelligence-team

I trin 1 var der fokus på at udbrede viden om Business Intelligence og skabe konsensus omkring behov og ønsker. Det blev gennemført med hjælp fra forskellige interessenter rundt omkring i virksomheden. I dette trin flyttes fokus mere mod implementering og at få systemet på plads.

Når behov og krav har givet viden om, hvilket system der passer bedst, flyttes fokus til implementering og sikring af, at de rigtige personer er involveret fremover. Det foreslås, at du sammensætter et team med folk fra forskellige områder eller funktioner. Grunden til at oprette et sådant team er at forenkle kommunikationen og udbrede viden eller indsigt, der findes inden for hvert område/funktion. Ofte besidder personer fra forskellige områder/funktioner værdifuld domæneviden, der hjælper med at give adgang til de nødvendige data og besidder ofte vigtig viden om det.

Eksempelvis kan en person med domænekendskab til markedet forklare, om data som websitebesøgende, bounce rate, konverteringsrate er relevant at bruge – og hvordan det skal fortolkes.

På samme måde kan en sælger give værdifuld indsigt i, hvordan interaktionen med kunderne normalt foregår. Det svarer til en, der arbejder tæt på produktionen eller arbejder i økonomiafdelingen.

Udover domænekendskab er det også godt, hvis teamet omfatter en eller nogle få personer, hvis ansvar det er at implementere BI-værktøjet og producere de nødvendige rapporter/visninger/grafer/tabeller mv. Det er denne eller disse personer, der leder udviklingen og kan træffe beslutninger relateret til tekniske aspekter eller strategiske aspekter.

At udpege en projektleder til et implementeringsprojekt er aldrig forkert – men glem ikke også at tænke over, hvordan vedligeholdelsen skal håndteres på længere sigt.

Vores anbefaling er at udpege en person, der skal være systemansvarlig og på sigt kan indsamle forespørgsler fra organisationen knyttet til ændringer eller forbedringer, som de ønsker at se implementeret.

Trin 4.

Implementering – få systemet på plads

Ofte involverer implementering af et Business Intelligence-værktøj en del faktisk installation af softwaren. Dette går normalt ret hurtigt og er relativt ukompliceret. Det, der tager tid i et projekt, er, i den rækkefølge disse skal ske, at:

1. Download de ønskede data fra de forskellige datakilder til værktøjet
2. Gemme disse data og strukturere dem på en sådan måde, at data fra et system kan kobles sammen med data fra et andet system. Eksempelvis skal salgsdata fra forretningssystemet kobles sammen med de korrekte kundedata fra CRM-systemet
3. Verifikation af data, hvor beregninger, beløb mm er korrekte
4. Oprettelse af graferne/tabellerne etc. som senere bruges til at analysere og forstå dataene

Det er ikke usædvanligt at ville kunne følge op og analysere mange forskellige ting - fra forskellige områder/funktioner i virksomheden.

Salg ønsker at spore deres tal og forstå deres salgsdata.

Produktionen ønsker at kunne se, hvordan de klarer sig, hvad de skal forbedre, hvad er de mest almindelige årsager til problemer osv. osv.

CFO'en ønsker at følge økonomiske data - skåret på virksomhedsniveau, koncernniveau, projektniveau eller lignende.

Vi anbefaler, at du vælger et sted at starte. Start i det små, og arbejd mod det endelige mål. I første omgang kan det være nok at kunne se et par nøgletal og de vigtigste informationer. Når dette er på plads, kan modtageren muligvis begynde at bruge BI-værktøjet – mens de, der arbejder med udviklingen, kan fortsætte med næste nøgletal/graf/tabel. Udviklingstempoet kan være højt og ofte er der også brug for en "frem og tilbage" mellem dem, der udvikler, og dem, der skal bruge løsningen. Det er først, når du rent faktisk ser informationen, dataene eller laver analysen, at det bliver tydeligt, hvilke tabeller der er brug for, eller hvordan graferne skal se ud. Lad processen være iterativ!

Trin 5.

Uddannelse og udbredelse af brugen

Ofte opnås de bedste resultater, når så mange mennesker som muligt kan bruge systemet og forstå, hvordan det fungerer. En god og praktisk måde at komme dertil er at tilrettelægge en form for træning for de mennesker, der kan have gavn af at arbejde i systemet. Disse personer har muligvis ikke været involveret i processen lige fra trin 1 og har brug for at forstå baggrunden, dvs. formålet med at introducere et Business Intelligence-værktøj.

Ofte dukker praktiske spørgsmål om hvordan man logger ind i systemet op som en første tærskel. Bagefter er det almindeligt, at man ikke rigtig forstår, hvordan systemet har regnet ud, eller hvordan man fortolker en figur, graf eller tabel. Det kan være første gang, nogen bliver præsenteret for et konsolideret billede, det vil sige data fra flere forskellige systemer, der pludselig er blevet kombineret og blevet tilgængelige. Ved at afholde uddannelsesforløb er det som regel ret nemt at udbrede kendskabet og øge forståelsen for formålet med systemet, og hvordan den enkelte kan få gavn af det.

Det er slet ikke usædvanligt, at Business Intelligence-værktøjet bliver det styresystem, der bruges mest (især af den administrerende direktør, folk i ledelsesteamet, afdelingsledere, projektledere osv.). Det opfattes som en enkel måde hurtigt at danne sig en idé om, hvordan det går, og hvordan virksomheden klarer sig. De enkelte forretningssystemer kan være gode at arbejde i og input information til – men Business Intelligence-værktøjet er ofte det eneste værktøj, der kan hente data fra alle systemer, vise hvordan det går og muliggøre dybere analyser.