<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1392544880943084&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

ERP-System

IT-Drift & Sikkerhed

Business Intelligence

Lager & Logistik

Fakturahåndtering

Webshop

Udlægshåndtering

Servicesystemer

Bankintegration

CRM-System

ESG-rapportering

Budget & Prognose

Projektstyring

Point of sale

Det skal du tænke over når du køber et nyt ERP-system

At skifte ERP-system er en af de mest krævende processer, en virksomhed kan gennemgå, men for os hos Exsitec er det noget, vi arbejder med dagligt.

Derfor har vi samlet en guide og en kravspecifikation for at dele vores erfaringer og bedste tips med dig, der overvejer at investere i et nyt forretningssystem. Læs guiden og hent vores kravspecifikation, for at blive klogere på processen omkring at skifte ERP-system.

1 Hvor starter man når man vil skifte ERP-system?
2 Almindelige fejlgruber
3 Sådan undgår man at købe det forkerte system
4 Sådan vælger du det rette ERP-system
5 6 tips til et vellykket ERP-projekt
6 Sådan laver du en god kravspecifikation

Indhold:

1 Hvor starter man når man vil skifte ERP-system? 2 Almindelige fejlgruber 3 Sådan undgår man at købe det forkerte system 4 Sådan vælger du det rette ERP-system 5 6 tips til et vellykket ERP-projekt 6 Sådan laver du en god kravspecifikation

1

9 tips til en god overgang til et nyt ERP-system

 

web ball small-green1Sæt nok tid af

En succesfuld overgang til et nyt ERP-system kræver, at du prioriterer både implementering og intern oplæring.

web ball small - green 2Involver de ansatte

Involver nøglemedarbejdere i valget af et nyt ERP-system, da de har den bedste indsigt i behov, processer og brugergrænseflade.

web ball small - green3Tænk sikkerhed

Det er vigtigt at have fokus på datasikkerhed og GDPR. Vælg en leverandør, der sikrer overholdelse af disse krav på en betryggende måde.

web ball small - green4Kortlæg fremtidige behov

Forsøg at identificere jeres fremtidige behov og processer for at sikre, at både ERP-systemet og valget af leverandør bliver en langsigtet løsning.

web ball small - green 5Den rigtige partner

En vellykket implementering er vigtigere end et system med unødvendige funktioner. Gennemgå hele processen med leverandøren, og bed om indsigt i deres tidligere ERP-implementeringer.

web ball small - green 6Implementeringen

Implementeringen af et nyt ERP-system skal være godt forankret i hele organisationen for at sikre succes. Justér løbende tidsrammer, delmål og overordnede mål. Overvej også, hvordan implementeringen kan påvirke produktionen.

web ball small - green 7Hvem er brugerne?

Involver dine brugere, så de kan identificere de behov, et nyt ERP-system skal opfylde. Bed om input og forslag til, hvordan en ny ERP-løsning kan effektivisere deres arbejdsdag.

web ball small - green 8God planlægning

Udarbejd en projektplan, en kommunikationsplan og en gennemførelsesplan. Gode planer sikrer, at implementeringen og overgangen til det nye ERP-system forløber så smidigt og effektivt som muligt.

web ball small - green 9Positiv indstilling

Tal positivt om den nye ERP-løsning og de fordele, den bringer til virksomheden. Jo mere I kommunikerer om fordelene og mulighederne ved denne forandring, desto bedre bliver overgangen.

Hvor starter man, når man vil skifte ERP-system?

Få indsigt i processen eller søg hjælp
Kontakt os hos Exsitec, eller læs vores guider for mere information.

Analyser jeres virksomhed og sæt mål
Definér de mål, I ønsker at opnå med skiftet.

Formulér en kravspecifikation
Find en guide til, hvordan I kan formulere en kravspecifikation.
Vi har givet vores bud på hvordan den kan se ud.

Undersøg markedet for leverandører
Vælg leverandører med robust økonomi og erfaring. En langvarig relation kræver en solid partner.

Vælg en leverandør, der forstår jeres behov
God kommunikation og samarbejde skaber bedre forudsætninger for et succesfuldt projekt.

unnamed (5)-1-2

Vores anbefaling

Vores stærkeste anbefaling er et system i form af et økosystem af forskellige moduler. Dette giver mulighed for at sammensætte de bedst mulige løsninger til fx lagerpersonale, økonomiafdelingen og sælgere.

Fordelen ved at arbejde med et modulært økosystem er, at I aldrig behøver at skifte hele ERP-systemet ud. Hvis markedet senere stiller nye krav til jeres virksomhed, kan I blot udskifte den specifikke modul, der berøres, i stedet for at udskifte hele systemet.

Et modulært system giver fleksibilitet og langtidsholdbare løsninger, så jeres virksomhed altid kan tilpasse sig forandringer uden unødvendige omkostninger eller komplikationer.

2

Almindelige fejlgruber

 

Undervurdering af kompleksiteten  

Jeres virksomhed skal bruge mindst lige så meget tid som leverandøren under implementeringen. Det er vigtigt, at ledelsen afsætter ressourcer, og at medarbejdernes arbejdsbelastning vurderes realistisk i denne periode. Det er en krævende proces at skifte system, men når I ser tilbage efter cirka 6 måneder, vil I undre jer over, hvordan I kunne arbejde på den gamle måde.

Begynder for stort. Tør at starte småt

En almindelig fejl er, at mange starter for stort. Sæt et ambitionsniveau for projektet, og hold jer til planen. Begynd med "version 0.7" og prioriter aktiviteterne. Hvis I ikke holder jer til planen, er der en risiko for, at mere funktionalitet tilføjes, hvilket kan føre til, at I ikke kommer i gang efter tidsplanen, og at "version 0.7" ender med at blive til "version 1.7."

Kunden og leverandøren er ikke et team

Vi i Exsitec ønsker, at relationen mellem kunde og leverandør fungerer som ét team. Exsitec er eksperter i systemstøtte, mens I er eksperter i jeres virksomhed. Når vi får disse to komponenter til at fungere godt sammen, og I har lært systemet lige så godt at kende som os, kan I begynde at høste gevinsterne af projektet. Jo mere I selv ved om systemet, desto mindre afhængige bliver I af konsulenter.

Unødvendige tilpasninger

Lad ERP-systemet gøre det, det er bedst til. Lad system X gøre det, X er bedst til, og system Y gøre det, Y er bedst til. Vælg en fleksibel integration, der kan håndtere forretningslogik og tilpasninger. Når integrationen styrer forretningslogikken, kan I arbejde i de respektive systemer på den måde, de er designet til. Derfor anbefaler Exsitec en best-of-breed-strategi. Hvis man begynder at tilpasse standardintegrationer, er der en stor risiko for længere ledetider.

3

Hvordan undgår man at købe det forkerte ERP-system?

Det er vigtigt at finde et system, der kan vokse i samme takt som jeres virksomhed. Hvis man vælger et system, der ikke kan opfylde virksomhedens behov, risikerer det at blive en bremseklods for udviklingen. Mange virksomheder ender med at bruge eksterne værktøjer som Dropbox-mapper og Excel-filer, fordi deres forretningssystem ikke dækker behovene. Derfor er det vigtigt at finde et system, der understøtter virksomhedens processer effektivt.

Et forkert ERP-system begrænser jeres udvikling

Systemet skal være fleksibelt nok til at opfylde fremtidige behov. Hvis jeres virksomhed fx planlægger at ekspandere til det europæiske marked, men systemet ikke understøtter flere valutaer, kan det blive en begrænsning.

Et forkert ERP-system tvinger jer til kompromiser

Som brugere bør I ikke nøjes med halve løsninger. Mange systemer har fx middelmådige funktioner inden for budgetstyring eller CRM. Ved at vælge et modulopbygget system kan I sikre det bedste værktøj til hver afdeling.

Stil spørgsmål

Start med at stille spørgsmål til de forskellige roller og afdelinger i din virksomhed for at afdække deres behov i de forskellige processer. Der vil helt sikkert være mange forskellige processer, der kræver forskellige løsninger og systemer.

-> Hvilken støtte har sælgerne brug for?

-> Hvad har regnskabsafdelingen brug for for at håndtere leverandørfakturaer?

-> Hvordan fungerer varemodtagelse og -udlevering på lageret?

-> Hvilke rapporter har ledelsen, bestyrelsen og de enkelte medarbejdere brug for?

-> Hvilke behov har dem, der håndterer løn?

4

Sådan vælger du det rette ERP-system

At skifte forretningssystem er en stor og krævende proces. Derfor er det vigtigt at vælge det rette forretningssystem og den rette leverandør.

Findes der et “rigtigt” ERP-system?
Som regel ikke. Mange systemer på markedet ligner hinanden, hvilket gør valget af leverandør afgørende. Kombinationen af “et tilstrækkeligt godt forretningssystem” og den rette leverandør er det, der skaber et vellykket resultat.

Hvordan finder jeg den rette leverandør?

  1. Forståelse for jeres virksomhed
    Den rette leverandør forstår jeres virksomhed og stiller relevante spørgsmål for at lære jeres behov at kende. Leverandøren skal også turde udfordre jer for at undgå, at I som kunde bliver for blinde over for egne processer.

  2. Ærlighed og gennemsigtighed
    En god leverandør erkender sine svagheder og arbejder transparent. Ingen leverandør kan svare på alt. Hvis en leverandør giver indtryk af at have svar på alle spørgsmål, bør I være på vagt. Stræb efter en åben og ærlig dialog.

  3. Værdi for pengene
    En leverandør bør ikke fokusere på at være billigst, men på at levere høj værdi i forhold til prisen. Når I sammenligner tilbud, skal I fokusere på, hvilken leverandør der giver mest værdi.

  4. Langsigtet samarbejde
    Vælg en leverandør, der kan vokse sammen med jer. Hvis en leverandør kun arbejder med én produktlinje, kan det være svært at skabe et langvarigt samarbejde. En leverandør med en bredere produktportefølje har større incitament til at opbygge en langvarig relation.

nyt-erp-system-planleagning

 

5

6 tips til et vellykket projekt

Der er en udbredt opfattelse af, at ERP-projekter altid bliver større end forventet. Det behøver dog ikke at være et problem. Hvis projektet bliver større på grund af et godt forarbejde, kan det skyldes, at man har identificeret nye værdier for kunden, som begge parter vælger at tilføje til projektet. Nøglen til at holde estimatet er et grundigt forarbejde.

web ball small-green1Undersøg estimatet

Det kan være svært at vurdere, men bed leverandøren forklare deres estimeringsproces. Spørg, om estimatet er lavet af salgsafdelingen alene, eller om leveranceorganisationen har været involveret – det er jo dem, der skal implementere projektet.

web ball small - green 2Undersøg projektmodellen

Leverandøren skal forklare deres projektmodel. En tydelig og struktureret projektstyring er afgørende. Projektet bør fx have en styregruppe. Hvis leverandøren ikke kræver en styregruppe, bør I være opmærksomme.

web ball small - green3Sørg for gennemsigtighed

Mangler I indsigt i, hvordan projektet skrider frem, eller har I ikke en løbende dialog om projektets status, så stop op og træk i nødbremsen! Det er vigtigt, at I ved, hvordan projektet står til, og hvad der sker undervejs. Afklar på forhånd, hvordan leverandøren gennemfører ERP-projekter, inden I underskriver aftalen.

web ball small - green4Tag aktive valg om at udvide projektet

Ny funktionalitet eller ændret scope i projektet skal altid håndteres gennem tydelige procedurer for ændringsmeldinger. Det er vigtigt, at det er jer som kunde, der træffer beslutningen om at tilføje funktionalitet og udvide estimatet i projektet.

web ball small - green 5Hold det rette tempo i projektet

Leverandøren skal kunne præsentere en projektplan, inklusiv forventet tidsforbrug fra både leverandøren og jer som kunde. Dette er en forudsætning for at sikre, at projektet forløber i det rette tempo.

web ball small - green 6Sæt nok tid og ressourcer af

Men måske det allervigtigste er, at I sætter nok tid og ressourcer af internt, både før, under og efter implementeringen. Uden en reel indsats fra jer som kunde vil projektet ikke blive en succes, uanset hvor professionelt og perfekt leverandøren leverer deres del af opgaven.

6

Sådan laver du en god kravspecifikation

En kravspecifikation er et essentielt værktøj, når man skal vælge et nyt ERP-system. Den fungerer som en detaljeret beskrivelse af virksomhedens behov og krav til funktionalitet, teknik, brugervenlighed og sikkerhed, og den sikrer, at leverandører forstår jeres specifikke forventninger. Ved at analysere jeres forretningsprocesser, prioritere kravene og dokumentere dem klart, kan I effektivt sammenligne forskellige løsninger og finde det ERP-system, der bedst matcher jeres behov.

Har I brug for inspiration til at komme i gang, kan I downloade vores eksempel på en kravspecifikation nedenfor:

Ved at udfylde formularen accepterer du, at Exsitec opbevarer og behandler dine oplysninger.

E-bog - Kravspecifikation 2x forside

 

 

 

 

Snak med mig om køb af nyt ERP-system

Er du interesseret i et nyt ERP-system eller har du spørgsmål til hvad vi kan tilbyde? Så kontakt mig direkte, eller udfyld formularen til højre.

simon-ballegaard-kontakt.png

Simon Ballegaard

Salgschef Visma ERP
 

Exsitec har brug for dine kontaktoplysninger for at vi kan kontakte dig angående vores produkter og tjenester. Du kan afmelde disse meddelelser til enhver tid. For mere information om, hvordan man afmelder, om vores praksis, og hvordan vi er engageret i at beskytte og respektere dit privatliv, kan du læse vores Fortrolighedspolitik.