4 tips til at tage det næste skridt mod strømlinet fakturahåndtering

Denne guide er beregnet til virksomheder, der ønsker at forbedre deres fakturahåndtering ved at automatisere processer, få bedre kontrol og reducere gennemløbstider. Den beskriver fire trin, der kan følges for at forbedre fakturahåndteringsprocessen: digitalisering af dokumenter og flows, implementering af dynamiske attestations-flows, automatisering af fakturamatchning og at følge markedstendenserne:

• Hvordan tager du det næste skridt mod strømlinet fakturabehandling? 

• Trin 1: Digitaliser dokumenter og flows

• Trin 2: Dynamiske attestationsflows

• Trin 3: Automatisk matchning

• Trin 4: Følg med i markedstendenserne

Hvordan tager du det næste skridt mod strømlinet fakturabehandling?

Hver dag taler vi med virksomheder, der er på vej mod at forbedre og effektivisere deres arbejdsprocesser. Mange ønsker at arbejde mere med elektronisk fakturahåndtering (EFH) til deres leverandørfakturaer, hvor målet er at styre fakturaer digitalt for at automatisere manuelle trin, få hurtigere flow og bedre kontrol. Men når det kommer til digitalisering af leverandørfakturahåndtering, er alle på forskellige stadier – nogle er helt nye i faget, mens andre har arbejdet med elektronisk fakturahåndtering i årevis.

Behovet for elektronisk fakturahåndtering og processer for leverandørfakturaer kan se forskelligt ud for forskellige virksomheder og forskellige brancher. Nogle gange kan mindre virksomheder have bedre systemunderstøttelse på plads end større virksomheder – det hele afhænger af den vision, der styrer arbejdet, samt hvilke ressourcer der er til rådighed for at opfylde visionen. Fælles for langt de fleste mennesker, vi taler med, er et ønske om at udvikle sig og løbende forbedre sig. Derfor vil vi gerne tale om, hvordan du tager det næste skridt i din fakturahåndtering, uanset hvor du er på din digitaliseringsrejse.

Nedenfor er 4 forskellige trin du kan tage, hvor trin 1 kan være velegnet til en virksomhed, der gerne vil i gang og trin 4 for dig, der er nået langt og gerne vil fortsætte med at udvikle dig.

Trin 1: Digitaliser dokumenter og flows

En situation, som vi stadig ser mange virksomheder i, er, at de modtager deres fakturaer i papirformat. Disse papirbaserede fakturaer kræver ofte en del administration og skaber lange gennemløbstider, før de er klar til at blive betalt. Håndtering af papirfakturaer udgør også en vis risiko, når det kommer til både kontrol og sikkerhed. Vi ser ofte, at papirfakturaer har en tendens til at havne i de forkerte hænder i organisationen, og at papirformatets manglende sporbarhed besværliggør revisionsarbejdet.

Et naturligt første skridt, hvis du kommer i denne situation, er at sigte mod at digitalisere dine dokumenter og flows, hvilket du kan opnå ved at bruge fakturascanning og indlæsning af fakturaoplysningerne. Fakturascanning betyder, at et system læser oplysninger på fakturaen og laver en digital version. På den måde sparer økonomiafdelingen tid gennem reduceret manuelt arbejde med at indtaste oplysningerne fra alle fakturaer i regnskabssystemet, Excel eller andre systemer.

På den måde skabes det digitale grundlag og arbejdet med leverandørfakturaer bliver lettere - risiciene minimeres, arbejdet gøres lettere og gennemløbstiderne forkortes, fra fakturaen modtages til den skal betales. På den måde skaber du også et digitalt arkiv, der samler alle informationer ét og samme sted på en miljøvenlig måde (eliminering af fysisk papir). Kort fortalt opnås elektronisk styring af leverandørfakturaer som: 

1. Sparer tid gennem scanning og input
2. Forenkler distributionen til autoriserede attestere
3. Øger intern kontrol og sikkerhed 
4. Samler arkivering 

Læs mere: Alt om elektronisk fakturahåndtering

Trin 2: Dynamiske attestationsflows

Har du alle dine fakturaer i digitalt format, og det digitale flow er på plads, anbefaler vi, at du i næste trin tænker på såkaldte dynamiske certifikatstrømme. Et dynamisk certifikatflow er et tilpasseligt flow, der oprettes og tilpasses ud fra de oplysninger, vi finder på fakturaen. 

I denne proces er der to hovedaktiviteter, der skal udføres; 

1. Fakturaen skal bogføres for at blive registreret og fulgt op korrekt
2. Fakturaen skal gennemgås og godkendes, det vil sige attesteres af autoriserede personer i henhold til certificeringsrutinen på virksomheden.

Med et dynamisk attestationsflow rutes fakturaen til den rigtige attestator enten ved hjælp af oplysningerne på fakturaen, eller gennem regler, der er sat op i baggrunden. Fakturaerne skal så ikke ud til en hel gruppe mennesker, hvis du ikke ønsker det, men du kan styre, så den rigtige person får præcis og kun den linje (omkostningssted, projekt osv.), som de er. ansvarlig for godkendelse.

    
At have et godt og organiseret certificeringsflow er vigtigt, fordi leverandørfakturaer ifølge lovgivningen skal attesteres. Men et godt attestationsflow kan også have mange andre gode effekter, for eksempel at vi nemmere kan sikre, at fakturaen lander hos den autoriserede. Vi ønsker også, at det skal være enkelt og fleksibelt for attestere at godkende en faktura og derfor mulighed for at gøre det via mail eller direkte på mobiltelefonen. 

Trin 3: Automatisk matchning

Den opmærksomme mener nu, at disse to aktiviteter - regnskab og attestation - ofte allerede er foretaget, når selve købet, som er grundlaget for fakturaen, er gennemført. Så kræver alle fakturaer virkelig et certifikat så?

Når vi taler om leverandørfakturahåndtering med vores kunder, skelner vi normalt mellem to typer fakturaer: Vilde fakturaer (fakturaer for varer, du køber sjældnere) og indkøbsordrebaserede fakturaer.

Hvis vi har foretaget et køb af varer eller lagerførte varer, kan det ses som om der allerede er foretaget en godkendelse.

Hvis der så kommer en faktura og matcher fuldt ud det vi har købt, så skal vi ikke bruge tid på det der allerede er korrekt. Vi vil hellere bruge den tid på at håndtere afvigelser. Lad os se nærmere på, hvad det vil sige at arbejde med afvigelser i praksis:

I eksemplet ovenfor har vi importeret en ordre (PO) og fået tilsendt en faktura (IN), som systemet har koblet og matchet. Da vi kun ønsker at arbejde med afvigelser, ser vi kun de linjer, hvor faktura og ordre afviger fra hinanden. I dette tilfælde ser vi derfor kun 2 ud af 20 rækker, og det er dem, vi vil fokusere på at håndtere. 

Når vi taler om at automatisere flowet, ønsker vi, at så mange trin som muligt skal håndteres af ét system. Hvis der er oplysninger at bruge - for eksempel oplysninger på fakturaen om, hvem der skal håndtere den, eller oplysninger, der fortæller os, hvordan fakturaen skal bogføres - så skal vi ikke forholde os til det. 

Ved hjælp af opslag om afvigelser eller manglende information ved vi, om vi skal træde til. Og rapporter og dashboards hjælper os med at samle oplysninger om, hvor vi kan gøre mere, for at hjælpe systemet med at automatisere processen yderligere. Ved hjælp af integrationer overføres al vigtig information mellem systemerne, og får dermed en fungerende helhed.

Så hvilken type kan vi matche automatisk? Som regel tre forskellige typer fakturaer: 

1. Indkøbsordrebaserede fakturaer
2. Fakturaer baseret på aftaler med tilbagevendende omkostninger (f.eks. lejeaftaler) 
3. Fakturaer hvor vi allerede har modtaget en godkendelse til et "vildt køb"

Interessen for at kunne matche fakturaer af type 3 er steget meget på det seneste. Et vildt køb er fx indkøb af kontorartikler, skærme, kuglepenne, kage til kaffen mv. For mange virksomheder er det vigtigt at få godkendt et vildt køb allerede inden købet har fundet sted. Det skyldes, at når et køb er foretaget og fakturaen kommer frem, er det for sent at gøre noget ved omkostningerne. Du har sjældent andet valg end at betale fakturaen. 

Det, vi ser, er, at mange ønsker at flytte styringen i købsprocessen , så det sker tidligere og giver mulighed for at stoppe et køb, der for eksempel ligger uden for budgettet. Indkøbsrekvisitioner kan udstedes i et moderne fakturahåndteringssystem, som giver mulighed for større kontrol over både lagerførte og ikke lagerførte indkøb.

Trin 4: Følg med i markedstendenserne

I de trin, vi har præsenteret indtil videre, lægger vi stor vægt på at samarbejde med et system. Systemet hjælper os med alt, hvad der er korrekt og viser os mennesker, hvor vi skal bruge tid og energi – som er på at analysere og håndtere afvigelser.

Når du har alt dette på plads, hvad gør du så? De tendenser vi ser på markedet og blandt vores kunder er:

• At du vil bruge den information du fanger i dit system til at lave rapporter til opfølgning. Det kan være opfølgning på hvilke leverandører der sender korrekte eller forkerte fakturaer, opfølgning på forskellige omkostninger per leverandør eller lignende.
  
  
• Som vi har været inde på før, en stor interesse for at bruge funktionalitet i fakturahåndteringssystemet til at få styr på vilde indkøb og bruge tidlig godkendelse til at opnå automatisk matchning af fakturaen.
  
  
• Vi ser også, hvordan produktudviklere, vi samarbejder med, har været gode til at udvikle funktionalitet ved hjælp af AI og Machine learning – primært i fortolkningen af ​​fakturaer, men også til at forbedre håndteringen af ​​e-fakturaer. Derudover er der meget fokus på at arbejde for, at systemet beskytter os endnu mere mod svindel.

Læs mere: Alt om elektronisk fakturahåndtering