For de fleste virksomheder er IT en naturlig del af forretningens udvikling, og nye systemer og værktøjer bliver løbende implementeret. Hvert system løser et konkret behov, men tilsammen risikerer de at skabe et net af integrationer, specialløsninger og manuelle mellemled.
Pludselig er IT-miljøet svært at gennemskue, og enhver ændring føles som en risiko.
Det er en klassisk situation i mellemstore virksomheder, hvor systemlandskabet løbende er vokset i takt med forretningen. Problemet er sjældent, at man har valgt de forkerte systemer – men at man har glemt helheden.
Så hvordan undgår man det? Og hvordan rydder man op, hvis man allerede står midt i det?
Her deler vi fem konkrete råd, der hjælper dig med at skabe struktur, tydeligt ansvar og en IT-platform, der kan holde til mere end næste kvartal.
Det lyder banalt, men mange virksomheder mangler et opdateret overblik over deres IT-miljø. Hvilke systemer har vi egentlig? Og hvordan taler de sammen?
Konsekvensen er, at nye behov bliver løst på halve løsninger. Det, der burde være en ny arbejdsgang i et eksisterende system eller en gennemtænkt integration, ender i stedet som et Excel-ark eller endnu en cloudtjeneste.
En måde at undgå det på er løbende at vedligeholde sit systemoverblik. Det kræver ejerskab, som vi kommer ind på i næste punkt. Er I allerede landet i en situation med manglende overblik, er det en god idé at samle folk med indsigt i både IT og forretningsprocesser og kortlægge den nuværende situation i en workshop. Få det hele på bordet. Først derefter giver det mening at beslutte, hvad der skal justeres.
Et klassisk problem i virksomheder i vækst er, at systemer mangler et tydeligt ejerskab. Når ingen har det formelle ansvar, bliver det uklart, hvem der skal drive udvikling, håndtere hændelser eller vurdere, om et system egentlig burde udfases.
Ved at udpege en ansvarlig pr. system – eller pr. systemområde – skaber I klarhed. Rollen behøver ikke være teknisk, men personen skal have overblik over brugen, integrationerne og de fremtidige behov.
Det gør det også langt lettere at holde systemoverblikket opdateret og sikre, at nye initiativer passer ind i helheden – i stedet for at blive endnu en isoleret løsning.
3. Byg integrationer med fremtiden for øje
Integrationer bliver ofte bygget for hurtigt at løse et konkret problem her og nu. Men uden fælles principper vokser kompleksiteten hurtigt, og pludselig findes der forretningskritiske flows, som ingen rigtig forstår.
Derfor bør I etablere nogle grundlæggende retningslinjer for, hvordan integrationer skal bygges og dokumenteres.
Det kan for eksempel være at:
Når integrationer følger en fælles standard, bliver det langt nemmere at fejlfinde, videreudvikle og bevare overblikket – også når organisationen vokser.
At IT og forretning ikke kan leve adskilt, er ikke nyt. Alligevel kæmper mange virksomheder med netop det. Overordnet ser vi typisk to typer udfordringer:
En for høj grad af central styring, hvor IT-afdelingen ender som en bremseklods for forretningens udvikling. Det fører ofte til det, man kalder skygge-IT, hvor afdelinger finder deres egne løsninger uden om de fælles rammer.
Den modsatte situation er lav eller ingen central styring, hvor de enkelte dele af organisationen træffer beslutninger uden at tænke på helheden. Det skaber en reel risiko for over tid at ende i et IT-miljø, der er svært at styre og endnu sværere at ændre. Det øger også risikoen for sikkerhedsbrister, fordi ansvaret bliver uklart, og ingen har det samlede overblik over adgange, integrationer og datahåndtering.
Begge dele ses i mellemstore virksomheder – men den sidste er klart den mest udbredte.
For at modvirke det er det en god idé at etablere et fælles forum for overordnede IT-spørgsmål. Et forum, der skaber gennemsigtighed, fælles forståelse og sikrer, at beslutninger bliver truffet med det lange lys på.
Uden en fælles retning vokser IT-miljøet hurtigt i forskellige retninger. Det fører til dobbeltløsninger, ineffektive processer og svære prioriteringer. For at undgå det har I brug for en enkel strategi, der beskriver, hvordan IT skal udvikle sig over tid.
Den behøver ikke være omfattende. Men den bør svare på spørgsmål som:
En tydelig retning gør det lettere at træffe beslutninger, prioritere rigtigt og undgå, at gamle mønstre sniger sig ind igen.