Få succesfuld projektstyring med det rigtige værktøj

Med et solidt digitalt projektstyringsværktøj kan i løfte jeres projektstyring til et nyt niveau. Først og fremmest minimerer det den administrative indsats, hvilket betyder, at I kan bruge mere tid på værdiskabende arbejdsopgaver. Det mindsker også fejlmargener, forbedrer kvaliteten og kan dermed øge kundetilfredsheden samt likviditeten. Projektstyring med de rette værktøjer bliver simpelthen mere effektiv og succesfuld.

Hvad er så vigtigt, at værktøjet skal kunne præstere for at opnå disse fordele?
Vi har listet 5 funktioner, man bør stille krav om i sit projektstyringsværktøj.

1. Bedre overblik som giver effektiv ressourceallokering

En af de vigtigste grunde til at bruge et projektstyringsværktøj er, at det giver et godt overblik over jeres projekter. Værktøjet bør derfor tilbyde en enkel, struktureret og visuel måde at planlægge projekter på, hvilket skaber et klart billede af, hvordan virksomheden præsterer. Dette skaber i sig selv gennemsigtighed og synlighed for alle medarbejdere i organisationen. Med et godt overblik bliver det nemmere at se, hvad der kræver tid og ressourcer, hvilket fører til, at I kan allokere jeres ressourcer mere effektivt.

2. Kommunikation og information, der når alle

En anden fordel, et projektstyringsværktøj bør kunne tilbyde, er, at brugerne får adgang til den samme information, hvor ændringer eller opdateringer automatisk opdateres for hver bruger. Dette styrker den interne kommunikation og sikrer, at vigtig information altid når de relevante personer. Dette er en grundlæggende forudsætning for at lede succesfulde projekter.

3. Tilpasning er afgørende

Alle virksomheder har forskellige behov i deres projektstyring. Afhængigt af branche, målgruppe og tilbud kan projekterne se meget forskellige ud, både når det gælder struktur og skabeloner. Projektstyringsværktøjet bør derfor kunne tilpasses til netop jeres virksomhed på den bedst mulige måde.

4. Fra start til slut

Et projektstyringsværktøj, der følger hele projektets rejse, letter en succesfuld projektstyring. Et "fra start til slut" flow, dvs. fra første kontakt med kunden til fakturering, sker alt i én og samme platform. Dette er en klar fordel, da man undgår at bruge tid på at overføre information mellem forskellige systemer og får støtte fra alle funktioner i det samme værktøj. Det betyder også en betydeligt højere effektivitet, og at vigtig information ikke går tabt. Derudover går ingen fakturerbare timer tabt i faktureringen.

5. Analyse og opfølgning

Et projektstyringsværktøj skal også kunne tilbyde gode muligheder for analyse og opfølgning under og efter projektets afslutning. Analyse og opfølgning bør være tilgængelig hele tiden for at kunne se relevante nøgletal og få værdifulde indsigter i, hvordan virksomheden præsterer. Det betyder også, at jeres prognoser for projekter og virksomheden bliver mere præcise, da I kan træffe beslutninger baseret på data i stedet for mavefornemmelser.

Om projektstyring med Severa

Severa er et projektstyringsværktøj tilpasset servicevirksomheder, der arbejder i projekter. Det kan være alt fra større projekter, der strækker sig over flere år, til mindre opgaver, der pågår i dage, uger eller måneder. Eksempler på brancher, der egner sig godt, er arkitekt, IT, konsulent, ingeniør, bogføring, reklame og medier. Severa tilbyder veludviklede funktioner til blandt andet CRM, projektstyringsværktøjer, ressourceallokering, tid og udgifter, fakturering, rapporter, opfølgning og analyse. I mobilappen kan du som projektansvarlig desuden nemt tidsregistrere, registrere eventuelle udgifter samt fakturere og godkende direkte.