Digital bogføring og lovkrav – er I klar?

Digital bogføring er ikke længere et valg – det er et vilkår

Med den nye bogføringslov er digital bogføring blevet et lovkrav for langt størstedelen af danske virksomheder. Det gælder både virksomheder i regnskabsklasse B, C og D samt virksomheder i regnskabsklasse A, som omsætter for mere end 300.000 kr. om året.  

Det betyder, at digital bogføring ikke længere kun handler om effektivisering og moderne arbejdsgange – men også om compliance, dokumentation og ansvar.

Erhvervsstyrelsens formål med lovændringen er klart:
Større gennemsigtighed, bedre dokumentation og mere ensartede digitale standarder. Samtidig skal risikoen for fejl og økonomisk kriminalitet reduceres.

Men lovens intention og lovens praktiske konsekvenser er ikke altid det samme. 

Hvorfor opstår usikkerheden – selv når alt fungerer?

Bogføringsloven rammer sjældent virksomheder, der har gjort noget åbenlyst forkert.
I praksis rammer den oftere der, hvor sammenhængen mangler.

Det kan være:

• at flere systemer tilsammen understøtter bogføringen, uden at det samlede ansvar er klart defineret
• at dokumentation findes – men ikke er entydigt sporbar
• eller at det er uklart, hvem der faktisk har ansvaret for, at systemerne lever op til lovens krav

Kort sagt: Hverdagen fungerer – men fundamentet er ikke nødvendigvis dokumenteret.

Standardsystem eller specialtilpasset løsning – og hvem har ansvaret?

Når det gælder digital bogføring, er systemtypen ikke en teknisk detalje. Det er et strategisk valg:

• Bruger virksomheden et registreret standardsystem, har udbyderen dokumenteret, at systemet lever op til lovens tekniske krav.
• Bruger virksomheden derimod en specialtilpasset ERP-løsning, ligger ansvaret for dokumentationen hos virksomheden selv.

Og her bliver billedet ofte mere komplekst.

For i praksis består bogføringsmiljøet sjældent af ét system alene. Bilagshåndtering, bankintegrationer, EDI-løsninger og rapporteringsværktøjer spiller sammen – og alle dele tæller med i vurderingen af, om bogføringen lever op til lovens krav.

Det er derfor ikke nok at spørge: “Har vi et ERP-system?”
Det rigtige spørgsmål er: “Er hele vores bogføringsmiljø indrettet korrekt?”

Det afgørende skel: Systemkrav – ikke arbejdsgange

En af de mest oversete pointer i bogføringsloven er, at den først og fremmest stiller krav til bogføringssystemet – ikke til virksomhedens daglige arbejdsgange.

Loven kræver ikke, at alle processer ændres fra den ene dag til den anden.
Til gengæld kræver den, at systemet kan understøtte:

• fuldstændig og løbende registrering af transaktioner og bilag
• sikker, automatisk backup
• betryggende IT-sikkerhed og adgangsstyring
• klar sammenhæng mellem bogføring og bank
• håndtering af elektroniske fakturaer
• eksport af bogføringsdata i standardformater

Det betyder, at systemets indretning er afgørende – også selvom ikke alle funktioner bruges aktivt i dag.

Hvorfor det betaler sig at få afklaring – før tvivlen bliver til risiko

For langt de fleste virksomheder handler digital bogføring ikke om at rette fejl.
Det handler om at skabe klarhed og tryghed.

En tidlig afklaring er næsten altid enklere end en senere oprydning. Samtidig giver et korrekt indrettet bogføringsmiljø bedre overblik, stærkere dokumentation og et mere robust fundament for automatisering og videre digital udvikling.

Ofte viser det sig, at der kun er få justeringer, eller blot behov for at få bekræftet, at setup’et allerede er i orden.

Klar til at få et kvalificeret blik på jeres setup?

Hos Exsitec hjælper vi virksomheder med at oversætte bogføringslovens krav til konkrete, forretningsnære løsninger. Vi arbejder i krydsfeltet mellem økonomi, IT og processer – og har stor erfaring med både registrerede standardsystemer og specialtilpassede ERP-miljøer.

Vores tilgang er ikke kontrol, men dialog.
Ikke store projekter, men målrettet afklaring.

Ofte er en kort samtale nok til at afdække, om der er noget, der bør tænkes færdigt – før det bliver et problem.

Hvis I vil være sikre på, at jeres bogføringssetup holder – også når man ser på loven – tager vi gerne en uforpligtende snak.

Se vores webinar om digital bogføring og bogføringsloven

Hvis du vil dykke dybere ned i, hvad kravene til digital bogføring betyder i praksis, har vi afholdt et webinar, hvor vi gennemgår bogføringsloven, typiske faldgruber og hvad virksomheder særligt bør være opmærksomme på i deres system- og bogføringssetup.

Webinaret er relevant for både økonomiansvarlige, ledelse og IT – og kan ses on-demand, når det passer jer.